Die digitale Betriebsanleitung kommt

Lange ersehnt und heiß diskutiert – mit der Maschinenverordnung wird die digitale Betriebsanleitung ab 2027 zulässig sein, vielleicht sogar schon früher. In der EU wird bereits überlegt, ob die Umstellung vorzeitig zugelassen werden kann. Für das laufende Jahr ist das jedoch wenig wahrscheinlich.

Kenner der Maschinenrichtlinie wissen, dass sie die Anforderungen an die Betriebsanleitung in Anhang I, Kapitel 1.7.4 „Informationen“ finden. In der Maschinenverordnung findet man die Vorgaben jetzt in Anhang III, Kapitel 1.7.4.¹ Wer aber in der Verordnung an dieser Stelle nach der Erlaubnis sucht, digitale Betriebsanleitungen zu liefern, wird nicht fündig. Allerdings findet er ein paar andere Änderungen, auf die später noch eingegangen wird.

Verordnung mit Musterklauseln

Die Vorgaben zur Form der Lieferung der Betriebsanleitung finden sich bei den so genannten „Hauptpflichten“ der verschiedenen „Wirtschaftsakteure“. In die Maschinenverordnung haben nun die seit langem aus den Richtlinien des so genannten „Alignment-Package“ bekannten Musterklauseln² Eingang gefunden. Zu diesen Musterklauseln gehören auch Angaben zu den Pflichten in Bezug auf die Beigabe von Informationen zu Produkten (Musterklausel R2 „Pflichten der Hersteller“, Nr. 7). Daher war es nur logisch, die Anforderungen in der Maschinenverordnung in das Kapitel mit den Pflichten der Hersteller einzufügen.

Die für Hersteller von Maschinen entscheidenden Pflichten in Bezug auf die Beigabe der Betriebsanleitung stehen in Artikel 10, Ziffer 7 (Inf. 01); die für Hersteller von unvollständigen Maschinen in Artikel 11, Ziffer 7. Auch für unvollständige Maschinen gilt: Die digitale Montageanleitung ist künftig zulässig. Die weiteren Vorgaben dazu sind weitgehend identisch mit denen für Maschinen. Allerdings sind die Vorgaben für den Inhalt der Montageanleitung jetzt viel detaillierter gefasst, siehe dazu „Veränderungen beim Inhalt der Montageanleitung für unvollständige Maschinen“. Die Pflichten von Einführern in die EU und Händlern in Bezug auf die Betriebs- oder Montageanleitung bauen auf den Vorgaben für die Hersteller auf (siehe Artikel 13 bis 16).

Fußnoten

¹ Alle grundlegenden Anforderungen an Sicherheit und Gesundheitsschutz sind jetzt im Anhang III zu finden statt wie bisher in Anhang I.
² Die Musterklauseln findet man im Anhang des Beschlusses (EU) 768/2008.

Digital mit Wenn und Aber

In Bezug auf die digitale Betriebsanleitung und Montageanleitung für unvollständige Maschinen sind die Einschränkungen interessanter als die lang erwartete Zulassung an sich. Die digitale Fassung muss druckbar und speicherbar sein, so dass sie jederzeit offline verwendet werden kann. Das gilt auch, wenn die Anleitung auf der Maschine selbst gespeichert ist und dort am Bildschirm gelesen werden kann. Die Betriebsanleitung/Montageanleitung muss während der gesamten voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine über das Internet verfügbar bleiben, mindestens aber 10 Jahre lang.

Die digitale Betriebsanleitung bringt nicht nur Vorteile. Die Umstellung und Realisierung werden Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen. Die Einführung wird Kosten verursachen, die einen Teil der möglichen Einsparungen durch den Wegfall der gedruckten Fassungen wieder auffressen können:

• Aufwand für die Erstellung digitaler Formate, die sich sinnvoll drucken lassen (dazu wird es meistens erforderlich sein, zwei oder mehr Formate aus einer einzigen Quelle zu publizieren – durch Single-Source-Publishing oder Konvertierung des Originalformats).
• Aufwand für die Administration und Wartung der elektronischen Fassungen
• Kosten für die Server zur Bereitstellung der Dokumente
• Zusätzliches und besonders ausgebil­detes Personal für die Aufbereitung der Daten und die Administration eines Content-Servers

Ein zusätzlicher Wehrmutstropfen findet sich in den Vorgaben für Hersteller von Elektrowerkzeugen, Gartenmaschinen und ähnlichen Maschinen für private Endbenutzer: Die sicherheitsbezogenen Informationen für Inbetriebnahme und Verwendung müssen bei Produkten für nichtprofessionelle Nutzer weiterhin in Papierform beigegeben werden. Der heutige Anachronismus bleibt also gerade in dem Bereich erhalten, in dem man am ehesten mit Nutzern gerechnet hätte, die Mobiltelefone und Tablets zum Lesen von Anleitungen benutzen würden.

Besonders seltsam und geradezu praxisfremd muten die Vorgaben zur digitalen Montageanleitung für unvollständige Maschinen an. Hier kann der Käufer innerhalb eines Monats nach dem Kauf die kostenlose Lieferung der Montageanleitung in Papierform verlangen. Doch gerade bei unvollständigen Maschinen vergeht oft viel Zeit zwischen dem Kauf und der tatsächlichen Montage, weil sie meist Bestandteile sehr viel größerer Einheiten oder Anlagen werden. Der Käufer wird seine Forderung daher umgehend geltend machen müssen. Wenn er die unvollständige Maschine erhält, wird es für die Nachforderung der Montageanleitung meist zu spät sein.

Andererseits ist diese Regelung sehr wahrscheinlich überflüssig; denn gerade die Käufer unvollständiger Maschinen haben oft gar kein Interesse an einer Papierfassung der Montageanleitung. Sie benötigen digitale Dokumente, um sie in die Betriebsanleitung der Gesamtmaschine oder -anlage einfügen zu können. Und es ist auch dieser Bereich des Maschinenbaus, in dem heute schon viele Hersteller (trotz der noch uneindeutigen rechtlichen Situation) nur noch digitale Anleitungen bereitstellen. Vielfach werden bei Maschinenkomponenten schon jetzt nur noch Barcodes oder QR-Codes auf dem Typenschild angebracht, über die man die Anleitung aus dem Internet abrufen kann.

Nicht bis 2027 abwarten

Was sollten Unternehmen in Bezug auf die digitale Betriebsanleitung jetzt tun? Wer zum Startdatum die Vorteile der digitalen Betriebsanleitung nutzen will, sollte jetzt mit den Vorüberlegungen und -arbeiten beginnen. Besonders kleinere und mittelständische Hersteller haben diesbezüglich einige Aufgaben vor sich. Hier sind einige in Stichworten zusammengetragen:

Medienkonzept diskutieren/(weiter) entwickeln

• Welche Kanäle sind für welche Zielgruppen interessant?
• Welche Erwartungen hegen die Zielgruppen?
• Welche Techniken funktionieren auf dem Produkt selbst? (PDF, HTML …)
• Was soll wie/von wem/wie lange downloadbar sein? Werden die Anleitungen frei zugänglich sein oder soll eine Anmeldung erforderlich sein?
• Wie sollen Aktualisierung und Archivierung funktionieren? (intern und für Kunden)

Technische Vorbereitungen für die digitale Publikation

• Dokumente professionell und einheitlich formatieren, damit sich die Daten aus DTP-Systemen ordentlich etwa in HTML5 konvertieren lassen (Format- und Dokumentvorlagen, Grafikeinbindung …)
• Wenn die Lieferung von nur PDFs geplant ist, diese mit Funktionalität anreichern (Lesezeichen, aktive Inhaltsverzeichnisse, Querverweise, zusätzliche Sprungbuttons, zum Beispiel zurück, Inhalt, Index, Suchen …)
• Informationseinheiten klein halten (vergl. 9.6 in EN IEC/IEEE 82079-1),
• lange Handlungsanleitungen (> 7 bis 10 Schritte) in Unterroutinen zerteilen
• viele Unterüberschriften/Marginalien bieten, damit sich Abschnitte mit der „Breadcrumb“-Technik ein- und ausblenden lassen
• Informationseinheiten einheitlich aufbauen und gestalten
• Anpassungen bei der Strukturierung, Platzierung und Gestaltung von sicherheitsbezogenen Informationen erwägen/vorbereiten

Personal weiterbilden, damit es mit typischen Problemstellungen umgehen kann

• Wie erzeugt man verschiedene Zielformate aus dem gleichen Quellformat (vor allem wenn kein Redaktionssystem für das Single- Source-Publishing vorhanden ist)?
• Wie können Inhalte optimal für die digitale Publikation aufbereitet werden?

Zu diesen „weichen“ Vorbereitungen mag die Auswahl und Einführung eines Redaktionssystems kommen, auf jeden Fall aber die Erweiterung der IT-Infrastruktur für die tatsächliche Bereitstellung.

Veränderungen beim Inhalt

Auch bei den Vorgaben zum Inhalt der Betriebsanleitung und der Montageanleitung für unvollständige Maschinen gibt es Veränderungen. Mehr dazu in der folgenden Übersicht (die Quellenangaben beziehen sich auf Anhang III der Verordnung):

• Die Kennzeichnung der Betriebsanleitung als „Originalbetriebsanleitung“ oder „Übersetzung des Originals“ bei verschiedenen Sprachfassungen entfällt (1.7.4 und 1.7.4.1).
• Die EU-Konformitätserklärung in der Anleitung kann durch eine Internet-Adresse zum Download ersetzt werden (1.7.4.2 c).
• Künftig sind nicht nur Angaben zur Schallemission erforderlich, sondern auch Informationen darüber, wie ggf. bei der Montage geräusch­mindernde Maßnahmen umgesetzt werden können (1.7.4.2 u).
• Künftig sind Informationen über die erforderlichen Vorkehrungen, Geräte und Mittel für die sofortige und schonende Rettung von Personen aufzunehmen (1.7.4.2 v).
• Bei Maschinen, die gefährliche Stoffe emittieren, müssen künftig die Eigenschaften der erforderlichen Auffang-, Filterungs- oder Ableitungseinrichtungen angegeben werden. Dies gilt jedoch nur, wenn diese Einrichtungen nicht Bestandteil der Maschinenlieferung sind. Zu den Einrichtungen sind diverse Daten anzugeben, etwa der Durchsatz an gefährlichen Stoffen, die Konzentration in der Umgebung, die Wirksamkeit mitgelieferter Einrichtungen und wie diese über die Zeit erhalten bleiben kann (1.7.4.2 x).

Rettung und Sicherheit

Interessant ist das Thema „Rettung von Personen“. Dies spielt vor allem bei großen Maschinen eine Rolle, die begehbar sind oder eine Kabine für den Bediener bieten, beispielsweise um ihn vor bestimmten Gefährdungen zu schützen. Für solche Räume und Kabinen muss künftig nach Anhang III Abschnitt 1.1.7 ein Notausstieg vorgesehen werden, der in eine andere Richtung weist als der Hauptausstieg. In der Betriebsanleitung wären dann nicht nur die Geräte und Mittel für die Rettung von Personen zu beschreiben, sondern auch die Rettungswege.

Das Thema taucht erneut in Anhang III Abschnitt 1.6.2 auf: „Bei Maschinen oder dazugehörigen Produkten, in die Personen zum Betrieb, zum Einrichten, zur Wartung oder zur Reinigung einsteigen müssen, sind die Zugänge für den Einsatz von Rettungsausrüstung so zu dimensionieren und anzupassen, dass eine Notfallrettung der Personen möglich ist.“ Das ist zunächst eine technische Anforderung, erfordert aber auch die Beschreibung der Rettungswege, -mittel und -verfahren im Kapitel Instandhaltung der Betriebsanleitung. Mancher Anlagenbauer wird der Betriebsanleitung sogar ein Kapitel „Notfall- und Rettungsmaßnahmen“ hinzufügen.

Zwei weitere Punkte sind in Abschnitt 1.7.4.2 zwar nicht erwähnt, ergeben sich aber aus technischen Anforderungen in der Verordnung. So muss der Hersteller künftig nach Anhang III Abschnitt 1.1.2 e) den Test aller Sicherheitsfunktionen ermöglichen. Dazu wird es notwendig sein, die Prüfverfahren in der Betriebsanleitung zu beschreiben.

Ein neuer Abschnitt mit der verheißungsvollen Überschrift „Schutz vor Korrumpierung“ (Anhang III 1.1.9) legt Anforderungen an die IT-Sicherheit von Maschinen fest. Die betreffenden Risiken muss man künftig in der Risikobeurteilung untersuchen. Daraus werden sich gewiss auch Maßnahmen ergeben, die in der Betriebsanleitung erläutert und durch Maßnahmen des Nutzers unterstützt/ergänzt werden müssen.

Zwei weitere neue Themen für die Betriebsanleitung, die sich aus den technischen Anforderungen ergeben, sind die autonomen Maschinenfunktionen und die Gefährdungen durch Mensch-Maschine-Interaktion. Hier geht es vor allem um autonome Fördertechnik und Robotik-Anwendungen.

Inhalte der Montageanleitung

Die aktuell geltenden Anforderungen an den Inhalt der Montageanleitung für unvollständige Maschinen empfinden viele als enttäuschend grob und oberflächlich. Es bleibt viel Interpretationsspielraum, so dass Inhalt und Aufbau von Montageanleitungen heute sehr unterschiedlich und oft dürftig sind. Das wird sich grundlegend ändern müssen; denn im neuen Anhang XI sind die Mindestinhalte nun ähnlich umfassend festgelegt wie für die Betriebsanleitung (Inf. 02).

Schon der erste Absatz erweitert den Zweck der Montageanleitung. Künftig muss sie beschreiben, wie sichergestellt werden kann, dass die unvollständige Maschine nach dem Zusammenbau oder Einbau sicher mit den anderen Teilen der endgültigen Maschine funktionieren wird. Das erfordert, den Integrator auf Risiken hinzuweisen, die nicht abgestellt wurden, und die in der unvollständigen Maschine bereits getroffenen Schutzmaßnahmen zu erläutern. Eigentlich ist das selbstverständlich, fehlt aber bisher in vielen Montageanleitungen für unvollständige Maschinen.

Auch zu möglichen Fehlanwendungen und den daraus erwachsenden Risiken muss sich der Hersteller künftig äußern (Anhang XI Buchstabe c). Zusätzlich sind Sicherheitshinweise zu Transport, Handhabung, Lagerung, Betrieb sowie Einrichtungs- und Wartungsarbeiten erforderlich.

Die Festlegungen zur Sprache der Montageanleitung finden sich jetzt in Artikel 11 Absatz 7. Dort heißt es: „Die Montageanleitung ist in einer vom betreffenden Mitgliedstaat festgelegten, für die Person, die die unvollständige Maschine einbaut, leicht verständlichen Sprache abzufassen und muss klar, verständlich und lesbar sein.“ Bisher kann der Käufer festlegen, in welcher Sprache er die Montageanleitung haben möchte. Daran ändert sich zwar nichts, doch wird jetzt ausdrücklich verlangt, dass die Anleitung für denjenigen verständlich sein muss, der die unvollständige Maschine einbaut. Das lässt sich nur sicherstellen, wenn man auch die Montageanleitungen für unvollständige Maschinen künftig immer in der Sprache des Verwendungslandes bereitstellt; zum Beispiel wird in Italien wahrscheinlich eine Person, die Italienisch spricht, die unvollständige Maschine einbauen.

Kein einfacher Schritt

Die Maschinenverordnung bietet die Chance, die Dokumentation im Maschinenbau vom letzten großen Medienbruch zu heilen. Doch das bedeutet auch Herausforderungen und erfordert erhebliche Anstrengungen. Bei den Inhalten sind vor allem die Hersteller unvollständiger Maschinen künftig stärker gefordert.