4-Gänge-Menü für virtuelle Meetings

Text: Miriam Hamel

Die Bedeutung virtueller Meetings nimmt zu. Doch wie motiviere ich Teilnehmer? Wie führe ich ansprechend und aktivierend? Wie stelle ich sicher, dass man das Besprochene behält und weiterverwendet? Das und mehr beantwortet unser Menü.

Inhaltsübersicht

Lesedauer: 12:55 Minuten

Kürzere und weniger Meetings, mit gleicher oder sogar höherer Qualität der Ergebnisse und somit einer höheren Produktivität – das wünschen sich nach einer Kundenbefragung Unternehmer und Führungskräfte. Bestätigt wird dies durch zahlreiche Statistiken, nach denen Meetings häufig als Räuber wertvoller Arbeitszeit angesehen werden [1, S. 10; 2].

Unternehmensverantwortliche sind besonders betroffen. Sie verbringen häufig mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Meetings, von denen ein Drittel unproduktiv ist (Abb. 01). Dabei bemängeln 76 Prozent der Befragten einen zu geringen Nutzen im Verhältnis zum zeitlichen Aufwand. Aber auch die schlechte Organisation und Gesprächsleitung sind für 81 Prozent der befragten Führungskräfte Grund für eine schlechte Meetingeffizienz. So verbringen 90 Prozent der Teilnehmenden ihre Zeit mit Tagträumen, 73 Prozent erledigen parallel andere Aufgaben. [3, S. 13; 4, S. 140]

Ergebnis einer Befragung von Fach- und Führungskräften.

Abb. 01 Zu viele und unproduktive Meeting für Fach- und Führungskräfte. Quelle Miriam Hamel

Folgen für die Unternehmen

Unproduktive Meetings kosten die Unternehmen viel Geld. In den USA sind es allein 30 Milliarden Dollar pro Jahr, so Rogelberg [4]. Hinzu kommen Kosten durch unzufriedene Mitarbeiter, die weniger produktiv arbeiten und nicht innovativ handeln. Auch ihr Teamgeist und der Wille, anderen zu helfen, reduzieren sich. Eine Studie belegt, dass nach einem schlechten Meeting Mitarbeiter viele Stunden mit Schimpfen und Beschweren vergeuden. [4, S. 140]

Trotz dieser Ergebnisse wird in den jährlichen 360-Grad-Umfragen in Unternehmen nicht nach der Effizienz und Produktivität von Meetings gefragt. Auch Schulungen für angehende Führungskräfte hinsichtlich des effizienten Durchführens von Meetings gibt es nicht oder nur sehr gering. [4, S. 141] Führungskräfte oder Meetingleiter sind daher selbst gefragt, sich Wissen und Fähigkeiten anzueignen und Best-Practice-Methoden zu finden. Der vorliegende Artikel leistet einen Beitrag hierzu. Denn mit dem 4-Gänge-Menü für virtuelle Meetings ist man perfekt gerüstet für Meetings im Online-Raum.

Professionell vorbereiten

Meetings sind im Berufsalltag unerlässlich. Sie dienen dazu, zu informieren, Probleme zu lösen, Entscheidungen zu treffen oder Strategien zu entwickeln. Ihr zeitlicher Umfang kann enorm variieren. Je nach Thematik können sie nach unserer Befragung von 15 Minuten bis hin zu mehreren Stunden oder sogar Tagen reichen.

Um die Zeit sinnvoll einzusetzen, müssen bestimmte Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Eine gute Vorbereitung inklusive Zielsetzung, Zeitplanung, Agenda und Teilnehmern ist unbedingt notwendig. Um Ihnen dies zu erleichtern, haben wir ein Template entwickelt (Abb. 02). Sie finden es in unserem Blogartikel „Vom Monolog zum Dialog zum Multilog“. [5]

Planung mit Sinn und Verstand.

Abb. 02 Professionelle Vorbereitung eines Meetings. Quelle Miriam Hamel

Überlegen Sie während der Vorbereitungen, welche Teilnehmer wirklich benötigt werden, um das Ziel zu erreichen. Laden Sie zu viele Personen ein oder auch solche, die nichts zum Thema beitragen können, entstehen schnell oberflächliche Gespräche oder Small Talk. Informieren Sie lieber Personen, die Sie nicht einladen, über die Ergebnisse oder lassen Sie deren Ideen während der Vorbereitungen mit einfließen. So fühlen sich alle wertgeschätzt, da sie in die Thematik und deren Lösung einbezogen werden, ihre Zeit jedoch nicht unnötig beansprucht wird [4, S. 142].

Machen Sie sich zudem Gedanken, wo und wie Sie die Besprechung durchführen möchten. Rogelberg empfiehlt, mutig zu sein und Neues auszuprobieren. Das Ziel ist, die Teilnehmer aus ihrem gewohnten Verhalten, sprich aus ihrer Komfortzone zu bringen. Nutzen Sie überraschende Zeiträume, zum Beispiel 23 Minuten, führen Sie das Meeting im Stehen durch oder wechseln Sie die Räumlichkeiten [4, S. 142].

Haben Sie Ihre Vorbereitungen abgeschlossen, kann das 4-Gänge-Menü für Ihre Teilnehmer beginnen (Abb. 03). Wie in einem guten Restaurant besteht das Menü aus

  • Appetizer,
  • Vorspeise,
  • Hauptspeise und
  • Dessert.

Geben Sie in allen vier Gängen Ihr Bestes und begeistern Sie Ihre Meetingteilnehmer. Dann erzielen Sie die richtigen Ergebnisse für Ihr Projekt und das Unternehmen. Worauf sollten Sie also achten?

Übersicht über die Abschnitte eines virtuellen Meetings.

Abb. 03 Vier gelungene Gänge eines virtuellen Meetings. Quelle Miriam Hamel

Gang 1: Der Appetizer

Der erste Gang stimmt ein, weckt den Appetit und macht Lust auf mehr. Genau das soll auch für das bevorstehende Meeting geschafft werden. Hierbei stellt der Appetizer eine erste E-Mail mit der Einladung dar. Sie muss so geschrieben sein, dass die eingeladenen Teilnehmer Lust auf das Meeting bekommen.

Hierfür können Sie das Projekt/Thema beschreiben, um das es im Meeting gehen soll. Erklären Sie, was bisher besonders gut geklappt hat und was bereits geschafft wurde. Oder – wenn es ein neues Projekt/Thema ist – wofür es steht und welche Verbesserung oder welches Ziel damit erreicht werden soll. Konkretisieren Sie zudem das Ziel des Meetings. Welcher Meilenstein soll erreicht werden? Wie trägt das Meeting zum Erfolg des Projektes/Themas bei? Welchen Beitrag liefert also das Meeting für das Projekt/das Thema?

Neben einem geeigneten und motivierenden Text sollten die wichtigsten Eckdaten bereits enthalten sein (Abb. 04). Informieren Sie Ihre Teilnehmer daher schon jetzt über

  • Datum
  • Uhrzeit und Dauer
  • Ziel
  • Agenda und
  • Ort (virtuell oder Präsenz)

Bitten Sie darüber hinaus um Rückmeldungen, ob eine Teilnahme möglich ist. Eventuell steht jetzt noch keine genaue Zeit für das Meeting fest. Ermöglichen Sie, Termine vorzuschlagen. Das Internet bietet dafür Lösungen, um Termine zu finden, etwa Doodle oder Meet-o-Matic. Motivieren Sie Ihre Teilnehmer, die Agenda zu prüfen und Änderungsvorschläge oder weitere Punkte zu nennen, die man besprechen sollte.

Elemente einer Einladung.

Abb. 04 Inhalte einer guten Einladung. Quelle Miriam Hamel

Gang 2: Die Vorspeise

Nach dem appetitanregenden Auftakt wird es nun richtig schmackhaft. Denn die Vorspeise soll Lust auf das Hauptgericht machen.

Für virtuelle Meetings steht nun die konkrete E-Mail mit Einladung oder auch Erinnerung an. Sie soll einen guten Vorgeschmack auf das Meeting geben. Um das zu erreichen, beschreibt sie, was die Teilnehmer im Meeting erwarten dürfen (Abb. 05). Aus den Rückmeldungen zum Appetizer ist die Planung nun konkret möglich. Die tatsächlichen Teilnehmer sind nun meist bekannt. Daher können nun Tools und Methoden geplant werden.

Illustration eines Fahrplans für ein Meeting.

Abb. 05 Gegen Sie Ihren Teilnehmern einen Fahrplan für das Meeting. Quelle Miriam Hamel

Geben Sie alle Informationen aus Ihren Planungen bekannt, die motivieren und im Vorfeld wichtig sind. Weisen Sie die Teilnehmer darauf hin, wie sie sich am besten auf das Meeting vorbereiten. Müssen sie etwas Bestimmtes lesen oder etwas zum Meeting mitbringen?

Fügen Sie anschließend nochmals alle relevanten Eckdaten in die E-Mail ein. Was ist das Ziel des Meetings? Wann findet es statt? Wo findet es statt? An diese Stelle gehört auch der Einwahllink für das virtuelle Meeting. Und nicht zuletzt: Wie sieht die finale Agenda aus?

Erinnern Sie die Teilnehmenden an den frühzeitigen Check-in. Der zeitliche Vorlauf ist wichtig, um die Technik zu prüfen und sicherzustellen, dass pünktlich zum Beginn des Meetings alles funktioniert und alle anwesend sind. Bei einigen Tools kann der Meetingraum geschlossen werden, wenn das Meeting begonnen hat. Möchten Sie diese Möglichkeit nutzen, um den kreativen Prozess nicht zu stören, weisen Sie die Teilnehmer schon jetzt darauf hin und appellieren Sie damit nochmals an die Pünktlichkeit.

Gang 3: Hauptspeise

Nun wird es richtig spannend, denn jetzt startet das Meeting. Ist Ihre Einladung geglückt, dürfen Sie mit voller Teilnehmerzahl rechnen.

Beginnen Sie frühzeitig mit der Vorbereitung des Meetings. Gehen Sie schon mindestens eine halbe Stunde vor Beginn in den virtuellen Raum und prüfen Sie, ob alles funktioniert und alle Einstellungen stimmen. Testen Sie dazu, ob Sie die gewünschten Inhalte teilen können. Möchten Sie ein Tablet teilen, überprüfen Sie, ob die Verbindung zwischen den Geräten korrekt funktioniert und das Teilen klappt. Sind Gruppenarbeiten geplant, testen Sie auch diese Funktion.

Ist die Kamera korrekt eingestellt und der Hintergrund so, wie Sie ihn sich wünschen? Wenn Sie einen virtuellen Hintergrund nutzen, stellen Sie diesen bereits jetzt ein. Soll Ihr Raum zu sehen sein, überprüfen Sie, dass es dort ordentlich ist und nur das zu sehen ist, was zu sehen sein soll.

Bereiten Sie jetzt auch Ihre Unterlagen vor und legen Sie sie sich auf Ihrem Monitor zurecht, so dass Sie schnell darauf zugreifen können. Überprüfen Sie noch einmal, ob Ihre Materialien korrekt und vollständig sind. Jetzt haben Sie noch die Möglichkeit, Fehler zu korrigieren oder Ihre Präsentation anzupassen, wenn eine Korrektur nicht mehr möglich ist.

Check-in: Eine Viertelstunde vor Meetingbeginn lassen Sie Ihre Teilnehmer in den Raum. Diese Zeit ist sehr wichtig. Sie geben Ihrem Team damit die Möglichkeit, stressfrei die Technik zu testen und zu konfigurieren, sollte etwas nicht funktionieren. Nutzen Sie zudem die Zeit, um Ihre Mitstreiter zu begrüßen und ein lockeres Gespräch zu führen. Dies gibt ein gutes Gefühl, motiviert zur Mitarbeit und lässt die Teilnehmer auf das Meeting einstimmen. Jetzt ist auch eine Gelegenheit, eine kleine Umfrage zu starten, etwa mit Fragen passend zum Thema. Ein erstes Stimmungsbild entsteht. Alternativ stellen Sie Fragen, die die Beziehung fördern: Wo sitzen Sie gerade? Sind Sie mit Wasser, Tee oder Kaffee versorgt? Auch im digitalen Raum haben Sie die Rolle des Gastgebers.

Durchführen des Meetings: Beginnen Sie immer pünktlich. Das Warten auf einzelne Teilnehmer frustriert meist die Pünktlichen und ermutigt sie gleichzeitig dazu, beim nächsten Mal ebenfalls zu spät zu kommen. Belohnen Sie stattdessen die motivierten Teilnehmer mit einem pünktlichen Start – und einem pünktlichen Ende. Denn das Überziehen des Meetings ist ebenfalls sehr unbefriedigend. Möglicherweise sinkt beim nächsten Mal die Teilnahmebereitschaft.

Während des Meetings ist Ihre Aufgabe die Moderation. Achten Sie darauf, dass die Diskussionen am Thema bleiben, und lassen Sie nur dann zu, dass jemand abschweift, wenn die Lösung für die Fragestellung hilfreich sein könnte.

Ebenfalls wichtig: Behalten Sie die Zeit im Blick. Ihre Agenda sollte so aufgestellt sein, dass sie gut in der vorgegebenen Zeit zu schaffen ist. Achten Sie darauf, dass jeder Punkt maximal die für ihn geplante Zeit erhält. Haben Sie sich verschätzt, sprechen Sie dies rechtzeitig an, um entweder gemeinsam oder als Führungskraft selbst darüber zu entscheiden, wie weitergemacht wird und welche Agenda-Punkte vertagt werden sollen. Diese Transparenz schafft Vertrauen und motiviert, um so bessere Ergebnisse zu erzielen.

Klären Sie zu Beginn des Meetings das Ziel nochmals ab. Das ist äußerst wichtig für den Erfolg. Nutzen Sie dafür am besten ein Tablet und visualisieren Sie dort das Ziel. Menschen sind visuelle Wesen und wandeln Gesprochenes in Bilder um. Durch das Visualisieren vermeiden Sie Missverständnisse. Denn somit erhält jeder Teilnehmer das gleiche Bild vom gewünschten Ziel und muss sich nicht sein eigenes Bild machen, das auf seinen bisherigen Erfahrungen beruht. [6]

Nutzen Sie auch im weiteren Verlauf das Tablet. Sie erhalten damit ein visuelles Protokoll, das ein Erinnern an das Besprochene und das Weiterarbeiten mit den Ergebnissen deutlich vereinfacht. Im weiteren Verlauf des Projekts sparen Sie viel Zeit. Schließlich sind die Teilnehmer beim nächsten Meeting wieder viel schneller im Bild.

Online-Meetings sind Schwerstarbeit für das menschliche Gehirn. Eine bildhafte Protokollierung wirkt sich positiv auf die Aufmerksamkeit aus. Daneben haben Sie online zusätzliche Möglichkeiten, Ihre Teilnehmer immer wieder zu aktivieren (Abb. 06). Die meisten Tools halten die Funktion für kleine Abfragen (Polls) bereit. Nutzen Sie die Funktion für Stimmungsbilder.

Je nach Tool sind weitere Funktionalitäten vorhanden. Fast jede Lösung hat einen Chat. Dieser ist zum Austausch gut geeignet. Je nach Größe des Meetings kann er aber auch sehr unübersichtlich werden, wenn er zum Erarbeiten von Themen genutzt werden soll. Schnelle Meinungsabfragen lassen sich in manchen Tools daher mit Buttons erzielen. Die Teilnehmer können durch ein Daumen-Hoch zustimmen. Oder sie zeigen an, dass sie eine Pause benötigen, oder heben die Hand, um das Mikrofon zu erhalten.

Die Funktion zum Teilen von Bildschirminhalten (Abb. 06) ist eine der wichtigsten. Sie können Ihr Tablet teilen oder Anwendungen auf Ihrem Rechner. Auch Ihre Meetingteilnehmer haben – je nach verwendeter Software – die Möglichkeit, ihre Bildschirme zu teilen. So entsteht eine bessere Interaktion.

Ebenfalls sehr hilfreich – insbesondere in Meetings, in denen im Team an konkreten Fragestellungen gearbeitet werden soll – ist die Gruppenarbeit. Mit dieser Funktion können Sie ganz einfach Ihre Teilnehmer in Gruppen aufteilen und sie parallel an verschiedenen Themen arbeiten lassen. Wie im Meeting vor Ort können Sie als Moderator/Organisator in die einzelnen Gruppen gehen und hier eventuelle Fragen klären bzw. den aktuellen Stand der Arbeit einsehen. Nach gewünschter Zeit können Sie alle Teilnehmer wieder in den Hauptraum zurückholen. Nun bietet es sich an, dass die Gruppen ihre Ergebnisse präsentieren – wofür die Möglichkeit des Bildschirmteilens gebraucht wird.

Auch das Teilen von Videos ist in Meetings immer wieder nötig und zudem eine willkommene Chance, Teilnehmer zu aktivieren, einzustimmen oder auch um das Meeting geschickt zu beenden. Viele Tools haben hierfür eigene Funktionen. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass der Ton korrekt übertragen wird.

Elemente und Technik eines virtuellen Meetings.

Abb. 06 Meeting professionell durchführen. Quelle Miriam Hamel

Ein Ende finden

Planen Sie etwa 10 bis 15 Minuten für das Wrap-up ein. In dieser Phase wird nichts mehr erarbeitet. Stattdessen haben die Teilnehmer Zeit, letzte Fragen zu stellen. Zudem geben Sie eine Zusammenfassung der erarbeiteten Ergebnisse und haben etwas Zeit für Small Talk und lockere Gespräche. Zum Schluss danken Sie den Teilnehmern, nennen die nächsten Schritte und motivieren für die weitere Arbeit. Achten Sie darauf, für alle sichtbar Termine und Verantwortlichkeiten der nächsten Schritte zu protokollieren.

An dieser Stelle empfiehlt sich nochmals eine kleine Umfrage, beispielsweise nach der Zufriedenheit mit dem Meeting. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, sich zu verbessern und insgesamt die Motivation zu steigern. Die Umfrage kann aber auch dazu dienen, ein Stimmungsbild zum bearbeiteten Thema oder zum weiteren Vorgehen zu erhalten.

Beenden Sie das Meeting pünktlich. Ihre Teilnehmer können Folgetermine einhalten und werden für die Zukunft zur Teilnahme am Meeting motiviert. Denn durch Einhalten der vereinbarten Zeiten stärken Sie das Vertrauen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die Themen vollständig bearbeitet wurden. Gelingt dies nicht, müssen Sie einen Folgetermin in naher Zukunft vereinbaren. Je besser es Ihnen jedoch gelingt, die angesetzten Themen im vereinbarten Zeitraum zu erarbeiten, desto stärker vertrauen Ihnen die Teilnehmer.

Tipp

Beziehen Sie in Ihre Meetings einen Co-Moderator ein. Er unterstützt beim Lesen des Chats, damit keine Fragen übersehen werden. Hauptsächlich ist er aber für die Unterstützung bei technischen Fragen und Problemen verantwortlich. Damit hält Ihnen der Co-Moderator den Rücken frei. Das erleichtert nicht nur Ihnen die ziel­gerichtete und zeitgenaue Durchführung des Meetings, sondern wirkt sich auch positiv auf die Stimmung der Teilnehmer aus. Sie fühlen sich ernst genommen und werden bei technischen Problemen nicht alleine gelassen. Zudem blockieren diese Teilnehmer nicht das Meeting.

4. Gang: Dessert

Zu einem guten Menü gehört immer ein Dessert: Der krönende Abschluss eines gelungenen Essens.

Genauso soll es auch bei einem virtuellen Meeting sein. Das Dessert stellt dabei die E-Mail an die Teilnehmer nach Abschluss des Meetings dar. Sie enthält das aufbereitete Protokoll und die nächsten Schritte. Aber auch ein motivierender Text darf nicht fehlen, mit dem Sie sich nochmals für die Arbeit bedanken und einen Ausblick auf die weitere Zusammenarbeit geben.

Diese E-Mail muss so schnell wie möglich versendet werden. Die Teilnehmer haben dann noch eine gute Erinnerung an das Meeting und die erarbeiteten Themen. Sie sehen, dass ihre Arbeit wertgeschätzt wird, und arbeiten so weiterhin gerne mit Ihnen zusammen.

Geben Sie in dieser E-Mail die Chance, Korrekturen im Protokoll vorzunehmen. Weisen Sie darauf hin, dass Sie bei Rückfragen kontaktiert werden können und über welchen Weg dies am besten geschehen soll. Vielleicht ist eine Community vorhanden, über die ein weiterer Austausch erfolgen kann oder soll. Weisen Sie darauf hin und nennen Sie den Link.

Kurz gesagt

Ein Meeting – egal ob virtuell oder vor Ort – benötigt motivierte Teilnehmer, um erfolgreich zu sein. Als Moderator können Sie entscheidend darauf Einfluss nehmen. Dabei haben virtuelle Meetings besondere Herausforderungen zu bewältigen, denn die Teilnehmer bekommen eine größere Eigenverantwortung für die fokussierte Teilnahme. Gleichzeitig kann der Moderator durch entsprechende Methoden, aber auch durch ein entsprechendes Verhalten die Teilnehmer zur Aktivität motivieren.

Das 4-Gänge-Menü für virtuelle Meetings gibt Ihnen dafür einen Leitfaden an die Hand. Es motiviert vorab zur Teilnahme, schafft Vertrauen in Sie und ermöglicht ein erfolgreiches Arbeiten an einer spezifischen Fragestellungen. Zusammengefasst

  • Appetizer: Macht Appetit auf mehr durch einen motivierenden Text und die Angabe der wesentlichen Eckdaten zum Meeting.
  • Vorspeise: Stimmt auf das Meeting ein und macht Lust auf mehr durch genaue Angaben zum Meeting wie Ziel, Agenda, Datum, Uhrzeit und Einwahllink.
  • Hauptspeise: Ist der Höhepunkt des Ganzen und motiviert die Teilnehmer durch eine gute Moderation, die das Ziel und die Zeit immer im Blick hat und einhält, sowie passende (Kreativitäts-) Methoden und Funktionalitäten nutzt.
  • Dessert: Schließt das Ganze ab und hinterlässt einen süßen und positiven Geschmack durch Wertschätzung der Arbeit, klare Angaben für das weitere Vorgehen und ein gut aufbereitetes Protokoll.

Links und Literatur zum Beitrag

[1] Wieke, Thomas (2005): Erfolgreiche Meetings – Wie Teambesprechungen effektiver werden. Frankfurt am Main: Eichborn AG.

[2] MatchWare GmbH: In Zahlen: Meeting Statistiken. MeetingBooster – Professionelle Meeting Management-Software. [Online] 16 Oktober 2013. https://www.meetingbooster.com/de/blog/in-zahlen-meeting-statistiken/

[3] Laufer, Hartmut (2009): Sprint-Meetings statt Marathon-Sitzungen – Besprechungen effizient organisieren und leiten. Offenbach: GABAL Verlag GmbH.

[4] Rogelberg, Steven G. (2019): Why your meetings stink – and what to do about it. In: Harvard Business Review. Januar–Februar 2019, 97, S. 140–143.

[5] Hamel, Miriam: Vom Monolog zum Dialog zum Multilog. Visual Selling. [Online] 21 Februar 2019. [Zuletzt]: 25 November 2020.] https://www.visualselling.de/blog/vom-monolog-zum-dialog-zum-multilog.

[6] Hamel, Miriam/Hamel, Marko (2016): Visual Selling – Das Arbeitsbuch für Live- Visualisierungen im Kundengespräch. Weinheim: Wiley-VCH, 2016.

Themenschwerpunkt in Ausgabe 01 2021 der technischen kommunikation.