Normenrecherche leicht gemacht

Irgendwann steht jeder Technische Redakteur zum ersten Mal vor der Frage: Welche rechtlichen und normativen Aspekte sind in der täglichen Arbeit zu berücksichtigen? Naheliegend ist eine fixe Recherche im Internet, durch die aber schnell Unsicherheit entsteht: Gibt es einen Unterschied zwischen europäischen Richtlinien, europäischen Verordnungen, Gesetzen und Normen? Muss ich diese Regelwerke alle berücksichtigen oder enthalten bestimmte Regelwerke auch weitere? Muss ich Normen überhaupt anwenden? Wie finde ich die Regelwerke, die für meine Technische Dokumentation (TD) relevant sind? Dieser Beitrag soll die wichtigsten Einsteigerfragen klären. Schwerpunkt ist dabei die europäische Landschaft an Normen und Richtlinien.

Den Zusammenhang erkennen

Die Forderungen, die für die Technische Dokumentation Bedeutung haben, finden wir vor allem in diesen Bereichen:

• Produkthaftung
• Produktsicherheit
• Arbeitsorganisation
• Gestaltung und Usability von Produkt und Technischer Dokumentation
• Informationsvermittlung

In den Bereichen Produkthaftung und Produktsicherheit werden die Regelwerke heute größtenteils in der Europäischen Union erlassen als europäische Richtlinien oder Verordnungen, als europäische oder internationale Normen.

Normen zu Arbeitsorganisation, Gestaltung/Usability und Informationsvermittlung haben ihren Ursprung meist auf internationaler oder europäischer Ebene. Hier finden sich aber auch rein nationale Regelwerke. Im Fall einer Norm wie zum Beispiel der DIN 5008, die sich mit sprachspezifischen typografischen Regeln befasst, wäre eine internationale Norm sicherlich nicht sinnvoll.

Sehen wir uns weitere Besonderheiten von Normen an, die man bei der späteren Recherche und Anwendung kennen sollte.

Europäische Richtlinien – sie richten sich nicht unmittelbar an die Bürger oder Unternehmen in der EU, sondern sind eine Anweisung an die Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten, die Vorgaben der Richtlinien in der jeweiligen nationalen Gesetzgebung umzusetzen.

Von der Richtlinie zum Gesetz – in jeder europäischen Richtlinie ist der Zeitpunkt genannt, an dem sie spätestens als nationales Gesetz in Kraft treten muss. Es ist daher ratsam, sich vorausschauend mit neuen oder geänderten Richtlinien zu befassen, die den eigenen Tätigkeitsbereich betreffen. So ist man frühzeitig darauf vorbereitet, welche Vorschriften man ab einem bestimmten Zeitpunkt beachten muss.

Europäische Verordnungen – sie haben unmittelbar Gesetzes-Charakter in allen EU-Mitgliedsstaaten. Es bedarf bei europäischen Verordnungen nicht einer nationalen Umsetzung. Somit sind auch die in den europäischen Verordnungen genannten Anforderungen in allen EU-Mitgliedsstaaten gültig.

Teilweise sind die Regelungen in den europäischen Verordnungen aber nicht abschließend, sondern lassen den Mitgliedsstaaten in bestimmten Bereichen die Möglichkeit, Anforderungen noch zu konkretisieren (so genannte Öffnungsklauseln). Man muss also auch die nationalen Vorschriften beachten, zum Beispiel zusätzlich zur europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auch das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Von den europäischen Verordnungen und Richtlinien zur harmonisierten Norm – europäische Verordnungen, europäische Richtlinien und die daraus abgeleiteten nationalen Gesetze treffen Forderungen auf einer vergleichsweise allgemeinen Ebene. Der EU-Rat beauftragt die europäischen Normungsorganisationen CEN, CENELEC und ETSI, die Forderungen der europäischen Produktsicherheitsverordnungen und Produktsicherheitsrichtlinien in technischen Normen zu konkretisieren. Darüber hinaus unterstützen Industrieunternehmen das Entwickeln der Normen. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Normen im Amtsblatt der EU veröffentlicht, mit dem Zusatz „harmonisiert“.

Zusätzlich gibt es Normen, die mit nationalen Gesetzen harmonisiert sind. Für die deutschen Produktsicherheitsgesetze findet man Listen der harmonisierten Normen bei der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA).

Abbildung 01 zeigt einen Überblick über die Entstehung von Normen.

New Legislative Framework – seit 2008 werden die europäischen Richtlinien und Verordnungen in einem so genannten New Legislative Framework (NLF) modernisiert. Alle neuen europäischen Richtlinien und Verordnungen sowie Überarbeitungen der bestehenden europäischen Richtlinien und Verordnungen werden nach diesem Ansatz erstellt. Wesentliche Ziele des NLF sind die richtlinien-/verordnungsübergreifende Harmonisierung, zum Beispiel einheitliche Terminologie, sowie die Stärkung der Marktüberwachung und Importkontrolle.

Abb.01 Von europäischen Richtlinien/Verordnungen zu nationalen Gesetzen und harmonisierten Normen Quelle Jan Dyczka

Das passiert irgendwie freiwillig

Grundsätzlich besteht keine Pflicht, Normen anzuwenden. Völlig freiwillig geschieht die Anwendung allerdings nicht. Schließlich gibt es gute Gründe dafür. Die Anwendung von Normen wird etwa dann zur Pflicht, wenn Verträge, Gesetze oder Selbstverpflichtungen („wir arbeiten nach ISO 9001“) die Anwendung vorschreiben.

Selbst wenn eine Vorschrift nicht der Fall ist, tut man gut daran, Normen anzuwenden. Bei einer möglichen Haftung kann entscheidend sein:

• Die Anwendung von Normen indiziert, dass man sorgfältig gearbeitet hat (so genannte „Indizwirkung“).
• Durch Anwendung harmonisierter Normen wird die so genannte „Vermutungswirkung“ ausgelöst. Es wird also angenommen, dass das Produkt die grundlegenden Sicherheitsanforderungen erfüllt.

Aber Vorsicht, durch die Anwendung von Normen kann man sich nicht endgültig entlasten. Ein Technischer Redakteur sollte sich daher vor Augen führen, dass eine Norm

• für eine große Spannbreite von Anwendungsfällen
• die allgemein anerkannten Regeln der Technik
• zum Zeitpunkt der Veröffentlichung abbildet.

Der aktuelle Stand der Technik kann eine Norm inzwischen überholt haben. Auch kann die konkrete Lösung anders aussehen oder in der Norm nicht genannte Maßnahmen erforderlich machen. Das Anwenden von Normen bedeutet also nicht, den Normentext sklavisch zu erfüllen. Vielmehr geht es darum, den Normentext zu verstehen und auf den individuellen Fall sinnvoll und begründbar anzuwenden.

Das Passende finden

Welches Regelwerk trifft auf den eigenen Anwendungsfall zu? Eine Recherche nach der passenden Norm bzw. Richtlinie kann in vier Schritten ablaufen.

Schritt 1: Was soll dokumentiert werden?

Zuerst sollten Sie beantworten:

• Welche Art Erzeugnis soll dokumentiert werden, um welchen Produkttyp handelt es sich?
• Für welche Zielgruppen soll die Technische Dokumentation erstellt werden, zum Beispiel berufliche Anwender, Verbraucher oder Instandhaltungspersonal?
• Welche Tätigkeiten sollen und dürfen diese Zielgruppen ausführen?
• Welche Dokumenttypen sollen erstellt werden (Montageanleitung, Bedienungsanleitung oder Instandhaltungsanleitung)?
• Gibt es Vereinbarungen oder Verträge mit dem Kunden, in denen anzuwendende Normen aufgeführt sind?

Schritt 2: Regelwerke recherchieren und beziehen

Aus den Antworten auf die Fragen aus Schritt 1 ergibt sich, welche der folgenden Regelwerke nach Anforderungen an den konkreten TD-Auftrag zu untersuchen sind:

• auf den Produkttyp bezogene europäische Richtlinien/Verordnungen und dazugehörige harmonisierte Normen
• nationale Produktsicherheitsgesetze und dazugehörige harmonisierte Normen
• sonstige europäische Richtlinien/ Verordnungen und nationale Gesetze, zum Beispiel zur Produkthaftung
• weitere, nicht harmonisierte Normen

Als Ausgangspunkte der Recherche können helfen:

• technische Fachleute wie Entwickler und Produktmanager
• tekom-Expertenrat (www.tekom.de)
• Europäische Richtlinien/Verordnungen: Internetseite der Europäischen Kommission (ec.europa.eu/growth: Aufklappmenü „Products“ im Bereich „Legislation and standards“)
• Deutsche Gesetze im Internet (www.gesetze-im-internet.de)
• Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (www.baua.de)
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales (www.bmas.de: insbesondere der Bereich „Arbeitsschutz“)
• Deutsches Institut für Normung e. V. (www.din.de)
• Beuth Verlag GmbH (www.beuth.de), kostenlos: Recherche, Abstracts, Inhaltsverzeichnisse; kostenpflichtig: Originalnormen, Schulungen, Normenmanagement-Tools
• Normen-Infopoints (Karte und Suchmöglichkeiten auf www.beuth.de/de/regelwerke/auslegestellen)
• Normungsorganisationen der übrigen europäischen Staaten (Übersicht auf www.cen.eu: Navigationselement „Members“)
• Normenmanagement-Tools (normalerweise kostenpflichtig)
• spezialisierte Dienstleister und Tool-Anbieter (auf jeden Fall kostenpflichtig)

Wenn Sie ermittelt haben, welche Regelwerke prinzipiell in Frage kommen, hilft alles nichts: Sie müssen sich die Normen und Richtlinien beschaffen bzw. einsehen. Bei einigen der genannten Anlaufstellen geht das direkt.

Tipp: Heute empfiehlt sich der Bezug von Regelwerken in elektronischer Form etwa als PDF. Diese Daten kann man effizienter durchsuchen als ein Papierdokument.

Schritt 3: Irrelevantes aussortieren

Während der Recherche werden Sie Regelwerke finden, deren Anwendungsgebiete sich nicht mit Ihrem konkreten Auftrag decken. Beim Blick in Normen empfiehlt es sich, zunächst die Kapitel mit folgenden Titeln auszuwerten. Die Titel orientieren sich an deutschen Normen; in fremdsprachigen Normen muss man analog verfahren:

„Anwendungsbereich“ und „Definitionen“ – bereits hier kann die Frage beantwortet werden, ob die Norm zu Produkt, Zielgruppe(n) und deren Tätigkeiten passt. Schon nach dem Lesen dieser meist überschaubaren Kapitel lassen sich häufig einige recherchierte Normen beiseitelegen, weil sie etwa für einen elektrischen Spannungsbereich gelten, in dem das zu dokumentierende Erzeugnis nicht arbeitet.

Kapitel mit Titeln wie „Hinweise zum Gebrauch“, „Benutzerinformation“ oder auch „… anleitung“ liefern Informationen darüber, was die Technische Dokumentation mindestens enthalten muss. Da nicht festgelegt ist, wie Technische Dokumentation in Normen bezeichnet wird, muss man in dieser Hinsicht die Normen kreativ durchsuchen. Möglicherweise enthalten auch nicht alle recherchierten Normen Anforderungen an die Technische Dokumentation.

Schritt 4: Nachrecherchieren

Die in Schritt 3 übrig gebliebenen Normen geben Hinweise für eine Nachrecherche:

• Das Kapitel „Normative Verweise“ nennt möglicherweise weitere Normen, die man noch nicht gefunden hat.
• ISO-Normen haben einen so genannten ICS-Code, mit dem Normen in Klassen eingeteilt werden. Diejenigen Klassen zu durchsuchen, in denen man bereits relevante Normen gefunden hat, kann weitere Treffer liefern.

Mit den so gefundenen Normen verfährt man wie in Schritt 3.

So kann die Praxis aussehen

Sie arbeiten in der Technischen Redaktion eines Herstellers für Elektrowerkzeuge und bekommen den Auftrag, die Bedienungsanleitung für eine handgehaltene Schlagbohrmaschine zu erstellen, wie sie in jedem Baumarkt erhältlich ist. Bevor Sie die Fachleute im Unternehmen befragen, möchten Sie sich zunächst selbst schlau machen, welche rechtlichen und normativen Anforderungen bei der Dokumentationserstellung zu beachten sind. Beginnen wir mit kostenlosen Quellen:

• Auf ec.europa.eu/growth schauen wir uns die Maschinenrichtlinie an und stellen fest, dass eine Bohrmaschine offensichtlich nicht nur namentlich, sondern auch im Sinne der Maschinenrichtlinie eine Maschine ist. Weiterhin wird man es bei einem solchen Gerät sicherlich mit EMV-Phänomenen zu tun bekommen. Beachten müssen wir zudem Bereiche wie RoHS, REACH und Ökodesign-Richtlinien. Sie spielen ebenfalls häufig eine Rolle.
• Zur Maschinenrichtlinie und der EMV-Richtlinie laden wir die Listen der harmonisierten Normen herunter. Dies sind PDF-Dateien, die wir mit Hilfe der Suchfunktion schnell auf potenziell relevante Normen durchsuchen können. An die Suche gehen wir kreativ heran und suchen auch nach Teilstrings wie „Bohr“; ansonsten entgehen uns Treffer wie „Bohr- und Fräsmaschinen“.
• Die aus der Maschinenrichtlinie und EMV-Richtlinie abgeleiteten nationalen Gesetze sollten wir ebenfalls durchsehen, ob sie Anforderungen an die Technische Dokumentation enthalten. Welche das sein können, zeigt Info-Kasten 01. Er nennt die deutschen Gesetze entsprechend für zentrale europäische Richtlinien und Verordnungen.

Die EU-Richtlinien und Gesetze haben wir bereits im Internet kostenlos heruntergeladen. Außerdem haben wir jetzt eine Liste mit potenziell relevanten Normen. Diese Normen müssen wir kaufen oder in einer Normenauslegestelle einsehen. Doch wie geht man effizient an die Auswertung dieser Normen heran?

Normen richtig lesen

Meist fehlt die Zeit, alle potenziell relevanten Normen vollständig zu lesen. Also werten wir für unsere konkrete Aufgabenstellung folgende Kapitel aus:

• Wir beginnen mit „Anwendungs­bereich“ und „Definitionen“. Beispielsweise fällt die über ec.europa.eu/growth gefundene „EN 12717 Sicherheit von Werkzeugmaschinen – Bohrmaschinen“ bereits durch Lesen des Kapitels „Anwendungsbereich“ wieder aus unserer Liste heraus. Denn dort steht, dass sich EN 12717 auf „ortsfeste Bohrmaschinen“ bezieht.
• Kapitel mit Titeln wie „Hinweise zum Gebrauch“, „Benutzerinformation“ oder auch „… anleitung“ geben Informationen darüber, was die Technische Dokumentation mindestens enthalten muss.
• Und schließlich schauen wir unter „Normative Verweise“ und mit Hilfe der ICS-Codes nach, ob weitere Normen vorhanden sind, die eine Rolle spielen, aber noch nicht bekannt sind.

Jetzt sind wir zumindest aus Gesetz- und Normensicht gut vorbereitet und können den Fachleuten gegenüber weit kompetenter auftreten als vor unserer Recherche.

Tab. 01 Quelle Jan Dyczka