Mit Logik zum Verständnis

Ende der 1970er wurde die tekom gegründet. Zu den wichtigsten Fachthemen, die man damals in der Technischen Kommunikation diskutierte, zählte die Verständlichkeit von Anleitungen. Viele Jahre beschäftigten wir uns vor allem mit handwerklichen Fragen der Textgestaltung: der Wortwahl und dem Satzbau. Ob ein Text verstanden wird, hängt jedoch von vielen weiteren Faktoren ab: dem Vorwissen der Leser/Betrachter, von der Struktur der Information, ihrer inneren Logik und zuletzt auch von den zur Darstellung oder Gestaltung genutzten Mitteln. Dabei geht es nicht nur um Text, sondern auch um Abbildungen und die Anordnung der Informationselemente zueinander.

Bringt uns die neue IEC/IEEE 82079-1 bzw. EN 82079-1 auf diesem Gebiet weiter? Gibt sie neue Impulse, die wir in der Praxis aufgreifen können? Überraschenderweise sagt die Neufassung der Norm wenig, das sich direkt auf die Verständlichkeit bezieht. Die Forderung nach Verständlichkeit findet sich als Grundsatz (oder Prinzip) im Abschnitt 5.3.7 Verständlichkeit. Dort heißt es recht allgemein:

„Nutzungsinformationen müssen für die Zielgruppe verständlich sein. Dies erfordert:

a) verständlichen Text und verständliche Terminologie;

b) verständliche Illustrationen, Sicherheitszeichen und grafische Symbole;

c) verständliche Methoden zur Navigation und dem Gebrauch von Medien.“

Bemerkenswert ist der ganzheitliche Ansatz, der in der Norm gewählt wurde. Er dreht sich nicht um einen bestimmten Aspekt, etwa die Verständlichkeit von Text, sondern um das Zusammenspiel aller Elemente, aus denen sich Information zusammensetzt. Eine Anmerkung im gleichen Abschnitt geht noch weiter: „Verständlichkeit hängt vom Gebrauchskontext ab. Der Bedarf an Verständlichkeit ist in Notsituationen besonders hoch.“ Verständlichkeit kann demnach nicht unabhängig von der Person beurteilt werden, die etwas verstehen soll. Sie hängt außerdem von der momentanen Situation, der Tätigkeit, den Erwartungen und Absichten der Person ab, für die die Information gedacht ist.

Wenig Konkretes zur Verständlichkeit

In anderen Teilen der Norm werden Anforderungen an die Verständlichkeit bestimmter Darstellungsmittel gestellt: Terminologie und Text, Abbildungen, Sicherheitszeichen und grafische Symbole, Ordnung und Navigation. Betrachten wir einige davon unter dem Gesichtspunkt der praktischen Anwendbarkeit.

Abschnitt 9.10.5 ist überschrieben „Regeln der einfachen Formulierung“. Die Überschrift lässt den Leser auf ein ganzes Kapitel mit zahlreichen Detailforderungen hoffen. Stattdessen stehen dort jedoch nur zwei Sätze: „Nutzungsinformationen sollten in einfachen, eindeutigen, direkten Formulierungen in kurzen Sätzen nach dem Prinzip ‚ein Ausdruck, eine einfache Bedeutung‘ geschrieben werden. Umgangssprachliche Ausdrücke für und unübliche regionale Varianten von Bezeichnungen und Produktfunktionalitäten sollten vermieden werden.“

Diese Sparsamkeit in Bezug auf Anforderungen an die Textverständlichkeit hat gute Gründe. Zum einen funktionieren Sprachen sehr unterschiedlich. Daher ist es kaum sinnvoll, in einer internationalen Norm den Versuch zu unternehmen, bestimmte Sprachmuster als verständlich oder unverständlich zu regulieren. Ganz zu schweigen von kulturellen Unterschieden und Geschmacksfragen. Zum anderen lässt sich Textverständlichkeit wohl fordern, doch das nützt leider wenig. Verständliches Schreiben muss (mehr oder weniger) mühsam erlernt werden. Dabei kann eine Norm kaum Hilfestellung bieten. Daher nennt IEC/IEEE 82079-1 sinnvollerweise nur die wichtigsten Anforderungen an Text:

• einfach
• eindeutig
• direkt
• kurz

Für die deutsche Sprache lässt sich diesen Grundsätzen das bekannte Empfehlungskonzert der Textverständlichkeit zuordnen (Tab. 01). Einige der häufig empfohlenen Schreibtugenden passen sogar zu mehreren Grundsätzen in der Norm. Die Empfehlungen sind alte Bekannte. Sie lassen sich beim Selbststudium diverser Schreibtrainingsanleitungen oder in Seminaren erlernen. Daher hat man gut daran getan, sie nicht in die Norm aufzunehmen.

Tab.01 Quelle Matthias Schulz

Stattdessen bringt die Norm im Abschnitt 9.10.6 einen viel wichtigeren Aspekt der Verständlichkeit von Information ins Spiel: „Die Funktionen von Informationsabschnitten (z. B. die Beschreibung des Produkts oder Informationen über die Fehlerbehebung) sollten sofort identifizierbar sein. Unterschiedliche Arten von Informationen sollten deutlich unterschieden werden.“

Das betrifft nicht nur Text und nimmt Bezug auf zwei wichtige Voraussetzungen für Verständlichkeit:

• Die Funktion einer Information ist entscheidend, das heißt, der Nutzungskontext und der Zweck müssen festgelegt sein und sollen kenntlich gemacht werden (durch die Formu­lierung, Struktur und Gestaltung).
• Die Bedürfnisse des Lesers sollten entscheidend sein für den Inhalt, die Logik und die Darstellung der Information.

Der Beitrag „Mit Struktur zum Verständnis“ hat gezeigt, dass die Verständlichkeit eines Textes (oder einer Darstellung) maßgeblich von seiner Struktur abhängt [1]. Die sprachliche Seite der Textverständlichkeit ist nicht wichtiger als die kontextuelle. Ob eine Information verstanden wird, hängt mindestens ebenso sehr vom Vorwissen der Zielgruppe, deren Arbeitssituation und Erwartungen ab wie von Wortwahl und Satzbau. Die innere Logik und Ordnung in einer Informationseinheit müssen dem Zweck folgen. Gleichzeitig bestimmen Zweck und Struktur von Informationseinheiten, welche Gestaltungsmittel am besten geeignet sind. Das gilt gleichermaßen für sprachliche Mittel und Illustrationen. Es ist ähnlich wie bei der Auswahl eines Handwerkzeugs. Die Größe des Nagels und die Aufgabenstellung sollten bestimmen, welchen Hammer man verwendet. Nimmt man einen Fäustling, um einen 25 mm Nagel in eine Gipskartonplatte einzuschlagen, fliegen die Fetzen und es gibt blaue Finger. Greifen wir die beiden in der Norm erwähnten Beispiele auf:

1. die Beschreibung des Produkts,
2. Informationen über die Fehlerbehebung.

Wie könnte der Aufbau solcher Informationseinheiten aussehen, damit sie den Erwartungen und Bedürfnissen der Leser entsprechen und verstanden werden? Der Ausgangspunkt und der Zweck sind entscheidend (Tab. 02). Die Beschreibung des Produkts hat ein völlig anderes Ziel als Information zur Fehlerbehebung. Diese Informationsarten werden aus sehr unterschiedlichen Gründen und in ganz verschiedenen Situationen gelesen. Das sollte sich auf die logische Struktur innerhalb der Informationseinheiten auswirken. Aber wie?

Tab. 02 Quelle Matthias Schulz

Produktbeschreibungen strukturieren

Der folgende Satz stammt aus einer Produktbeschreibung und weist einige typische Schwächen auf:

„Um die Temperatur im Elektronikteil der Pneumatik im Fehlerfall zu begrenzen, befindet sich an der Frontplatte des Gerätes ein Lüfter, der von der Elektronik überwacht wird.“

Dieser Satz ist nicht gerade ein Beispiel für Kürze und Einfachheit. Vor allem aber ist er nicht zweckmäßig. Er überfordert den Leser durch die unlogische Reihenfolge. Der Benutzer soll das Produkt durch die Beschreibung kennenlernen. Dazu wäre es besser, die Elemente erst zu benennen und dann ihre Funktion anzugeben. Hier ist es jedoch umgekehrt. Das logische Strukturierungsprinzip dazu hieße „Von dem, was vor Augen erscheint, zum Verborgenen“. Auf den Satz angewendet, sähe das so aus:

„An der Frontplatte des Gerätes befindet sich ein Lüfter. Hinter der Frontplatte liegt die Elektronik der Pneumatik. Wenn die Temperatur der Elektronik durch einen Fehler unerwartet ansteigt, läuft der Lüfter an und kühlt die Elektronik.“

Zusätzlich zum Prinzip „von dem, was vor Augen erscheint, zum Verborgenen“, wurde jetzt auch das Prinzip „vom Einfachen zum Komplexen“ angewendet. Dabei nennt man zuerst einfache, leicht nachvollziehbare Fakten und geht dann zu komplexeren Zusammenhängen wie der Funktion über. Diese Struktur erleichtert dem Leser das Verstehen eines Sachverhalts, der ihm zuvor unbekannt war.

Für beschreibende Texte eignen sich zahlreiche weitere logische Strukturierungen. Welche optimal ist, hängt vom Zweck der Information und dem jeweiligen Handlungskontext ab (Tab. 03).

Tab. 03 Quelle Matthias Schulz

Fehlersuche strukturieren

Der zuvor behandelte Beispieltext zur Temperaturbegrenzung in der Elektronik könnte auch eine Information zur Fehlerbeseitigung oder als Hilfestellung zur Fehlersuche gedacht sein. Ein Benutzer, der einen Fehler beseitigen will, sucht jedoch nicht nach einer Beschreibung der Funktion, sondern nach dem Fehlerbild. Die Information müsste daher an einem anderen Punkt beginnen als bei der Produktbeschreibung.

Meist stellen wir Informationen zu Fehlersuche und -beseitigung tabellarisch dar. Im Beispiel in Tabelle 04 ist die Information bezogen auf den Zweck „Fehler identifizieren und beseitigen“ neu angeordnet.

Die Informationsinhalte sind ähnlich, aber die Anordnung und auch die verwendeten Satzstrukturen entsprechen einem anderen Zweck. Das logische Strukturierungsprinzip ist hier „vom Problem zur Lösung“. Im vorliegenden Fall wirkt sich der Zweck der Information auch auf die Darstellungsweise aus. Für die Fehlersuche ist ein Fließtext ungeeignet. Eine Tabelle ermöglicht eine effektivere Anordnung.

Fast immer können die zur Darstellung der Information gewählten Mittel die Verständlichkeit unterstützen. Müssen Informationen zum Vergleich gegenübergestellt werden oder gilt es, eine Über-/Unterordnungsbeziehung darzustellen, dann ist eine Tabelle dazu besser geeignet als ein Fließtext oder eine Aufzählung. Will man in einer Beschreibung angeben, wie etwas aussieht (aussehen soll), wo es sich befindet, wie man es halten oder befestigen soll, dann ist die Abbildung effektiver als Text. Prinzipiell ist das jedem Technischen Redakteur klar – EN 82079-1 fordert uns nun jedoch auf, diese Erkenntnisse planvoll umzusetzen.

Tab. 04 Quelle Matthias Schulz

Prozessbeschreibungen strukturieren

Nehmen wir noch ein Beispiel aus der Norm: die Prozessbeschreibung. Abläufe in komplexen und zunehmend auch abstrakten Systemen zu beschreiben, ist eine besondere Herausforderung. Für die logische Strukturierung des Textes eignen sich hier am besten die Prinzipien „Vom Einfachen zum Komplexen“ vielleicht auch „Vom Bekannten zum Neuen“. Als Beispiel dient ein Text aus der Betriebsanleitung einer automatischen Schmiereinrichtung:

„Der aus einem separaten oder aus einem an der Einkolbenpumpe montierten Behälter angesaugte Schmierstoff wird von dem entweder von Hand, mechanisch, pneumatisch oder hydraulisch betätigten Kolben der Pumpe über das eingebaute Druck- und Druckentlastungsventil in die Kolbenverteileranlage zu den Kolbenverteilern gefördert.“

Problematisch ist an diesem Text der Versuch, möglichst viel in einen Satz zu packen. Die Darstellung des Aufbaus und des Ablaufs wurden miteinander verwoben und gleichzeitig noch mehrere Varianten beschrieben. Auch handwerklich ist das schlecht gemacht. Unter anderem hat der Autor komplexe Attribute verwendet, um den Ablauf und Aufbau zu beschreiben („aus einem separaten Behälter angesaugter Schmierstoff“ und „an der Einkolbenpumpe montierter Behälter“).

In der überarbeiteten Version beginnt der Text beim Einfachen und Sichtbaren: Pumpe, Behälter und Ventil. Danach folgt die Information zu den Antriebsoptionen, erst dann die Funktion:

„Die Schmiereinheit besteht aus einer Einkolbenpumpe und einem Behälter, der an die Einkolbenpumpe angebaut ist. Die Einkolbenpumpe gibt es in drei Ausführungen: mit Handhebel, mit pneumatischem Antrieb oder mit hydraulischem Antrieb. In den Druckanschluss der Einkolbenpumpe ist ein Druck- und Druckentlastungsventil eingebaut. Vom Druckanschluss führt eine Schmierstoffleitung zur Kolbenverteileranlage. Funktion: Die Einkolbenpumpe saugt den Schmierstoff aus dem Behälter an und pumpt ihn durch das Druck- und Druckentlastungsventil zur Kolbenverteileranlage.“

Wenn man einen Text einer logischen Strukturierung folgend neu schreibt, bemerkt man auch, was bisher gefehlt hat. Im Beispiel sagt der ursprüngliche Text nicht, wo sich das Druckentlastungsventil befindet und auch nicht, was in der Kolbenverteileranlage passiert. Das ist in unlogischen Texten mit komplexen Sätzen häufig der Fall. Sie überfordern das Verständnisvermögen des Lesers und lassen dennoch Fragen offen. Verständlichkeit hängt somit maßgeblich von der Struktur einer Informationseinheit ab. Die Struktur wiederum sollte sich am Zweck der Information und dem Handlungskontext der Nutzer orientieren.

Verständliche Abbildungen erstellen

Die bisherigen Empfehlungen beziehen sich nicht ausschließlich auf Text, sondern auch auf Abbildungen. EN 82079-1 liefert zur Ausführung von Illustrationen handwerkliche Empfehlungen und Regeln (in Abschnitt 9.11). Für das Verstehen entscheidend ist aber auch bei der Abbildung der Zweck. Statt des oben zitierten Textes zu Aufbau und Funktion der Schmiereinheit hätte man wahrscheinlich eine Abbildung effektiver einsetzen und den Text nahezu vollständig weglassen können. Der Spruch „Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte“ wird zwar oft zitiert, ist aber allenfalls eine Halbwahrheit. Denn auch bei Abbildungen muss der Einsatz sorgfältig überlegt und geplant werden, damit ihre Aussage sinnvoll ist. EN 82079-1 stellt unter 9.11.2 dazu wichtige Forderungen: „Wenn Illustrationen erklärende Texte benötigen, muss der Text bei der Illustration stehen. Die Abfolge der Illustrationen sollte logisch und verständlich sein.“

Auch bei Illustrationen ist also eine logische Struktur gefordert, und sie müssen in den Informationsfluss sorgfältig eingeordnet werden. Wenn man den Text zur Beschreibung von Aufbau und Funktion der Schmiereinheit durch eine Abbildung ersetzen will, wirft das strukturelle Fragen auf: Soll beides – Aufbau und Funktion – in einer Grafik dargestellt werden? Oder ist es besser, zwei Illustrationen zu verwenden? Weitere wichtige Fragen lauten: Welchen Teil der zu übermittelnden Information soll die Illustration wiedergeben und welchen Teil der Text? Soll die Information redundant sein oder soll der Text die Illustration ergänzen (oder umgekehrt)?

EN 82079-1 enthält zur Verständlichkeit von Illustrationen eine weitere bedeutende Forderung: „Illustrationen sollten von einem kompetenten Grafiker oder technischem Illustrator einzeln für jeden Zweck ausgewählt oder gestaltet werden.“ Entscheidend in diesem Satz ist weniger die professionelle Qualifizierung des Erstellers als die klare Bezugnahme auf den Zweck. Illustrationen müssen einem vorher definierten Zweck, einem Informationsziel, genügen. Ist das nicht der Fall, können sie „1.000 unverständliche Worte“ von sich geben oder nur Schmuckwerk sein. Der beste Grafiker kann keine wirkungsvolle Illustration erstellen, wenn der Zweck der Illustration nicht zuvor festgelegt wurde.

Die weiteren Forderungen der Norm zur Qualität von Illustrationen bauen auf dieser Grundlage auf. Zum Beispiel wird in Abschnitt 9.11.2 gefordert: „Illustrationen sollten so gestaltet sein, dass sie selbsterklärend sind und die Aufmerksamkeit auf wichtige Einzelheiten gelenkt wird.“ Was bestimmt denn, was in einer Illustration selbsterklärend sein soll und welche Einzelheiten darin wichtig sind? Es sind der Zweck der Illustration und ihre Anordnung innerhalb einer Informationseinheit.

„Illustrationen sollten üblicherweise nur relevante Informationen zur Beschreibung der entsprechenden Funktion geben“, verlangt EN 82079-1 in Abschnitt 9.11.3. Wieder ist der Zweck der Illustration entscheidend für die Entscheidung darüber, welche Informationen relevant sind und daher enthalten sein sollten.

Informationseinheiten planen

Wesentlich für das Verstehen von Information ist nicht nur die Art der Gestaltung, bei Texten etwa die Wortwahl und der Satzbau, bei Illustrationen der Detaillierungsgrad und die Hervorhebung von Einzelheiten. Ebenso wichtig ist es, den Zweck der Information und die Lesererwartung zu berücksichtigen. Die innere Logik, die Struktur und die Mittel zur Darstellung müssen daran ausgerichtet werden. Nur wenn Informationseinheiten sorgfältig geplant und zielgerichtet erstellt werden, erzielen sie ihre Wirkung. 

Literatur zum Beitrag

[1] Schulz, Matthias (2020): Mit Struktur zum Verständnis. In: technische kommunikation, H. 4, S. 38–43. Oder: https://technischekommunikation.info/fachartikel/recht-und-normen