Grundsätzlich prägnant!

Wieso gibt es Prägnanz als zusätzlichen Grundsatz zum Minimalismus? Ist eine minimalistische Anleitung nicht automatisch prägnant? Kurz gesagt: Minimalismus beschäftigt sich mit der Frage, welche Information Anwender und Anwenderinnen überhaupt benötigen. Prägnanz beantwortet hingegen die Frage, wie diese Information aufbereitet wird – unabhängig von den Zielgruppen (Inf. 01). Darin liegt der wesentliche Grund für die Trennung der Grundsätze Minimalismus und Prägnanz: Ersterer ist von der Zielgruppe abhängig, letzterer nicht. In Ausgabe 02/23 der ‚technischen kommunikation‘ haben wir ausführlich den Grundsatz des Minimalismus erläutert. [1] 

Mit Prägnanz wird also der Anforderung begegnet, das Wesentliche in der kürzesten möglichen Form darzustellen – freilich ohne dabei andere Grundsätze wie die Verständlichkeit zu verletzen. Um Prägnanz zu erreichen, werden also vor allem Schreibregeln und Regeln zur Grafik- und Videogestaltung herangezogen. In Bezug auf die Schreibregeln bietet hier der tekom-Leitfaden für regelbasiertes Schreiben eine Fülle an Wissen. Zu berücksichtigen ist jedoch auch, dass sich Prägnanz nicht allein in der Formulierung einzelner Sätze niederschlägt, sondern sich auch auf Absatz- und Textebene auswirkt. So ist eine Aneinanderreihung von prägnanten Sätzen nicht automatisch ein prägnanter Text.

Inf. 01 Quelle DIN EN IEC/IEEE 82079-1

Umgang mit Text

Überflüssige Angaben sind die typischen Ansatzpunkte, wenn es um die Frage der Prägnanz geht. Floskeln, Füll- und Flickwörter stehen hierbei im Fokus. Dabei hat das Entfernen dieser Wörter eine unterschiedliche Bedeutung: Das Weglassen von Wörtern wie „also“, „zudem“ oder „das heißt“ trägt nur dazu bei, den relevanten Inhalt schnörkellos zu transportieren. Das Weglassen von Wörtern wie „bitte“ oder „eventuell“ wirkt sich jedoch stärker aus. Hier wird nicht nur auf sprachliche Ausschmückung verzichtet, sondern die Verbindlichkeit des Inhalts geschärft und damit die Sicherheit erhöht.

Prägnanz ist nicht nur die Überlegung, welche Wörter weggelassen werden können. Dazu zählt ebenfalls, welcher Wortschatz verwendet werden soll. Hier spielt die Terminologiearbeit hinein: Welches Wort soll verwendet werden bei bedeutungsgleichen Benennungen? Beispielsweise bei den Verben „kontrollieren“, „überprüfen“ oder „prüfen“? Oder bei den Substantiven wie „Beschädigung“ und „Schaden“? Auf Wortschatzebene wird auch die Verwendung von Kurzwörtern, Akronymen und Abkürzungen festgelegt. Für alle diese Fragestellungen lohnt es sich, neben dem Grundsatz der Prägnanz weitere Kriterien in den Entscheidungsprozess einzubinden, die wir aus der Terminologiearbeit kennen. Dazu gehören Gebräuchlichkeit, Transparenz und Neutralität. [2]

Im Satzbau lässt sich Kürze herstellen durch das Auflösen von Satzgirlanden, Satzschachteln oder auch Klemmkonstruktionen. Kürze wird hierbei in der Regel nicht durch Weglassen erreicht, sondern durch Auslagern von Informationen in separate Sätze. Eine Weglassen-Regel im Satzbau, die so bekannt wie ambivalent ist, ist das Weglassen von Artikeln. Zwar lassen sich einzelne Wörter in einem Satz sparen, gleichzeitig handelt man sich damit neue Probleme ein: Sätze werden mehrdeutig („Kabel um 5 cm kürzen.“ oder „Das Kabel um 5 cm kürzen.“ oder „Die Kabel um 5 cm kürzen.“), oder sie sind überhaupt nicht mehr vernünftig lesbar. Die Verwendung von Artikeln steht jedenfalls nicht im Widerspruch zur Prägnanz.

Umgang mit Abbildungen

Welche Anforderungen stellt der Grundsatz der Prägnanz an Bilder? Technische Illustrationen sollen unnötige Einzelheiten vermeiden, und wie bei Texten haben auch Bilder objektiv überflüssige Angaben. Herausforderungen entstehen etwa durch ungeeignete Bildausschnitte, auf denen mehr vom Objekt zu sehen ist, als für das Verständnis benötigt wird. Probleme machen auch ungünstige Perspektiven, die durch Lupen oder andere Tricks aus der Grafik-Werkzeugkiste ausgeglichen werden müssen, um die nötige Information klar zu zeigen.

Auf unbearbeiteten Fotos sind Informationen in einem Detaillierungsgrad vorhanden, die den Zweck, dem das Foto dient, nicht unterstützen. Das sind beispielsweise die Umgebung, Spiegelungen, Kratzer oder Dellen im Lack, Flecken oder auch Falten in der Arbeitskleidung von abgebildeten Personen. Ein Foto schießt sich also nicht „schnell mal“, sondern benötigt Vorbereitung und einen angemessenes In-Szene-Setzen des zu fotografierenden Objekts: Bereich um das Objekt aufräumen, abhängig von den Lichtverhältnissen für eine passende Beleuchtung sorgen oder auch Kleidung von Akteuren und Akteurinnen festlegen.

Darüber hinaus hängt vom Illustrationstyp ab, was unnötige Information ist und was nicht. Beispielsweise kann eine Schraffur, die einen Schatten darstellt, zur Orientierung nützlich sein; wenn der Schatten lediglich der Bildästhetik dient, sollte er nach dem Prägnanzgrundsatz entfernt werden. Dies ist kein Argument für unästhetische Anleitungen. Vielmehr ist es ein Plädoyer für maximale Verständlichkeit durch das Weglassen ablenkender Verzierungen.

Umgang mit Videos

Bei bewegten Bildern sind es oft Timing und Schnitt, die zu Lasten der Prägnanz gehen. Einleitungen (so genannte Establishing Shots), wie man sie in Image- und Werbevideos gerne nutzt, sind in einem Instruktionsvideo bestenfalls noch insoweit „prägnant“, wenn sie etwa bei einem Szenenwechsel die Orientierung erleichtern. Wiederholende Tätigkeiten, beispielsweise das Lösen mehrerer Schrauben an einer Abdeckung, müssen nicht in voller Länge gezeigt, sondern können über Zeitraffer verkürzt werden. Auch Alternativen, die hintereinander geschnitten werden, verlängern ein Video und zwingen Nutzerinnen und Nutzer, auch Inhalte anzuschauen, die für sie nicht relevant sind. Diesem Effekt lässt sich mit Kapiteln und Einsprungmarken in das Video in einem gewissen Maß gegensteuern. Eine Möglichkeit, Alternativen prägnant darzustellen, sind Split-Screens. Sie erfordern allerdings ein sorgfältiges Timing und ein Steuern der Aufmerksamkeit.

Häufig wird diskutiert, wie Prägnanz und das Einfügen von Text in ein Video zusammenpassen. Ähnlich wie bei Bildanleitungen wird bei Videos überlegt, auf Text zu verzichten und damit Übersetzungskosten zu sparen. Wenn Textfreiheit als Maxime bei der Videoerstellung gilt, dann werden damit Prägnanz-Potenziale ignoriert. Beispielsweise lassen sich mit Wörtern Details sehr prägnant ausdrücken, die im Bewegtbild wertvolle Sekunden Darstellungszeit kosten. Dazu zählt die Verwendung eines feuchten Tuchs bei einer Reinigungstätigkeit. Textlich kann diese Information zu Beginn der Szene gegeben und nach Bedarf im Bild stehen gelassen werden. Um diese Information ohne Text zu vermitteln, muss eine zusätzliche Szene gedreht werden. Diese zeigt, wie das Tuch unter das Wasser gehalten und dann ausgewrungen wird.

An den Text im Video gelten Anforderungen der Prägnanz ebenso wie an rein textliche Nutzungsinformationen, und zwar gleichermaßen für geschriebenen Text wie gesprochenen Text. Es gibt zwar Hinweise darauf, dass Anwender und Anwenderinnen bei gesprochenem Text die direkte Anrede gegenüber dem imperativischen Infinitiv bevorzugen. Da es sich jedoch um subjektives Empfinden handelt, sollte eine Technische Redaktion diesen Nutzen sorgfältig gegen die zusätzlichen Kosten für die Erstellung einer weiteren Formulierung abwägen. Schließlich ist auch diese Variante mit Aufwand für Übersetzung und Pflege verbunden.

Ein weiterer Aspekt von Prägnanz hat mit dem Fokus eines Unternehmens auf das Thema Video zu tun. Häufig erstellt die Marketingabteilung Videos als Nutzungsinformation und nicht die Technische Redaktion. Zumindest werden Videos auch als Werbemittel betrachtet. Dadurch geraten werbliche Informationen oder auf Marketing-Effekte abzielende Einstellungen in die Nutzungsinformation, beispielsweise Fokussierung auf Logos und Markennamen. Auch Kamerafahrten gehören dazu, die das Markengefühl transportieren sollen, aber nichts zum instruktiven Inhalt beitragen. Solche Informationen sind mit Blick auf Nutzungsinformationen inhaltsleer und können – wie bei Text auch – weggelassen werden. Unternehmen sind gut beraten, zwischen verschiedenen Genres zu unterscheiden und die Erstellung in die Hände der Abteilungen und Teams zu geben, die sich mit dem jeweiligen Genre auskennen: Imagevideos macht das Marketing, Instruktionsvideos gehören in die Technische Redaktion.

Prägnanz auf Textebene

Wie erwähnt, spielt sich Prägnanz nicht nur in einzelnen Sätzen, Bildern oder Videos ab. Auch ein Abschnitt, Kapitel oder Topic kann prägnant sein. Durch den Zusammenhang innerhalb eines Topics können Textteile überflüssig oder durch Bezugnahmen zum umgebenden Text gekürzt werden. Auch andere Darstellungsformen wie Listen, Tabellen und Illustrationen können zur Kürze beitragen. Typische Inhalte, bei denen mit Bildern Prägnanz erreicht wird, sind Aufbaubeschreibungen von Produkten oder Komponenten. Eine Zeichnung des Produkts mit einer Legende, die die Bestandteile benennt, und Positionsziffern, die die Bildinformation mit der Legende verknüpfen, ist prägnanter als eine lange Fließtextbeschreibung, aus welchen Teilen das Produkt besteht und wie sie zusammengebaut sind. Auch bei technischen Daten ist es üblich (und prägnant), sie in einer Tabelle wiederzugeben (Abb. 01).

Abb. 01 In einer Tabelle lassen sich technische Daten prägnant darstellen; im Vergleich dazu die Angabe im Fließtext. Quelle Mareike von der Stück

Die Mittel, Prägnanz auf dieser Ebene herzustellen, sind etwas anspruchsvoller als das Weglassen von Wörtern oder das Auslagern von Relativsätzen in eigene Hauptsätze. Schließlich muss sich die Technische Redaktion für einen prägnanten Text genauer mit Inhalt, Struktur und Sinnzusammenhang beschäftigen (Abb. 02 und Abb. 03).

Abb. 02 Ein langer Warnhinweis. Quelle Mareike von der Stück

Abb. 03 Ein prägnanter Warnhinweis. Quelle Mareike von der Stück

Abbildung 02 zeigt einen langen Warnhinweis, erstellt auf Basis aktueller Anleitungen unterschiedlicher Fahrzeughersteller. In Abbildung 3 wurde der Warnhinweis gekürzt unter Anwendung folgender Regeln:

• Keine Inhalte in aufeinanderfolgenden Sätzen wiederholen („beim Öffnen und Schließen der Fenster“, „Körperteile“).
• Bei Formulierungsvarianten: Die kürzere Formulierung verwenden („Fenster“ statt „Seitenfenster“, „Klemmgefahr“ statt „Einklemmgefahr“).

Ein weiteres Prägnanzpotenzial ist die Verwendung von konkreteren Objekten („Finger“ statt „Körperteil“). Darauf wurde verzichtet, um möglichst dicht am Ausgangstext zu bleiben.

Auf der Textebene stehen auch Wiederholungen der Prägnanz im Wege. Ein Inhalt kann als Text oder als Bild wiederholt werden. Beispielsweise ist eine Handlungsaufforderung textlich formuliert und wird parallel bildlich gezeigt, oder eine Information steht am Anfang eines Abschnitts und wird im Textverlauf erneut gegeben.

Wenn sich Text wiederholt, hat das Topic oder das Informationsprodukt häufig ein Strukturproblem. Es ist also nicht klar oder festgelegt, welche Information in welcher Reihenfolge gegeben werden muss und welche Information das Vorhandensein einer anderen Information bedingt.

Strukturierungsmethoden schaffen Klarheit. Die Strukturierungsarbeit findet dabei nicht allein innerhalb eines Topics statt, sondern auch auf übergeordneter Ebene. Zunächst geht es also um das Aufteilen von Inhalten in unterschiedliche Informationsarten. Dadurch können zum Beispiel bestimmte Informationen nicht mehr in allen möglichen Topics auftauchen, sondern sind auf Topics eines bestimmten Typs beschränkt. In DITA gesprochen wären beispielsweise technische Daten auf „Reference“-Topics beschränkt und nicht in „Task“-Topics vorgesehen. Dadurch haben Anzugsdrehmomente einen festen Platz im Topic-Typ Reference und dürfen nicht im Task-Topic angegeben werden. Wenn Informationen zu Anzugsdrehmomenten innerhalb einer Handlung benötigt werden, wird auf diese verwiesen, anstatt die Information zu wiederholen.

Um Wiederholungen innerhalb eines Abschnitts, Kapitels oder Topics zu vermeiden, benötigen die Informationsarten Regeln für ihre innere, kommunikative Struktur. Die Strukturierungsmethode Funktionsdesign nutzt hierzu die Ebene der Sequenzmuster. Das Sequenzmuster „Handlung“ (analog zum Task-Topic aus DITA) kann so beispielsweise regeln, welche Informationen vor Beginn der Handlungsschritte als Kontext gegeben werden sollen oder dürfen und welche Informationen direkt an einem Handlungsschritt zur Verfügung gestellt werden. Finden sich ähnliche kommunikative Elemente an unterschiedlichen Stellen innerhalb eines Sequenzmusters, können Regeln festgelegt werden, an welcher Stelle diese Elemente wie zu verwenden sind, um Wiederholungen/Redundanzen zu vermeiden.

Wenn Text und Bild exakt identische Informationen liefern, ist durchaus fraglich, auf welche Information Anwender oder Anwenderinnen vorrangig zugreifen sollen (Abb. 04). Kann eine von beiden Darstellungsformen entfallen? Oder können Text und Bild so gestaltet werden, dass sie sich ergänzen und gemeinsam eine vollständige und gleichsam prägnante Information transportieren, wie in Abbildung 05?

Abb. 04 Text und Bild identisch (links). Quelle Mareike von der Stück

Abb. 05 Text und Bild ergänzend (rechts). Quelle Mareike von der Stück

Um jeden Preis?

Bisher haben wir uns mit Prägnanz vor allem unter dem Gesichtspunkt der Kürze beschäftigt: Was kann – sprachlich und bildlich – weggelassen werden? Was kann verkürzt und ausgelagert werden? Wo können textliche Gestaltungsformen wie Listen und Tabellen helfen, die Textmenge zu reduzieren und gleichzeitig eine bessere Übersicht zu erzeugen? Bei diesen Überlegungen wird der eine oder die andere auch an Kapitel 8 des tekom-Leitfadens Regelbasiertes Schreiben zum platzsparenden Schreiben gedacht haben. [3] Hier sind Regeln enthalten, die genau diesen Aspekt der Prägnanz maximal ausnutzen, um zum Beispiel auf kleinen Displays oder Produktverpackungen alle erforderlichen Informationen unterzubringen.

Der Grundsatz der Prägnanz zielt jedoch nicht nur auf Kürze, sondern in Bezug auf Formulierungen auch auf Präzision. Präzision kennen wir schon als Kriterium zur Auswahl von Vorzugsbenennungen in der Terminologiearbeit. Präzision ist erforderlich, um Verständlichkeit zu erreichen. Verständlichkeit ist ein eigener Grundsatz in der IEC/IEEE 82079-1. Einige Möglichkeiten, Text prägnant im Sinne von kurz zu machen, tragen zur Verständlichkeit bei, wie das Weglassen von Füllwörtern. Andererseits kann beim Fokussieren auf maximale Kürze die Präzision und damit die Verständlichkeit leiden. Dazu gehört zum Beispiel die Ungenauigkeit. Sie entsteht, wenn wir uns dafür entscheiden, Artikel in Sätzen wegzulassen, Verben in Aussagesätzen wegzulassen („Verbindung unterbrochen.“ anstatt „Die Verbindung ist unterbrochen.“) oder Wörter abzukürzen.

Und die Zielgruppe?

Inwieweit hängt Prägnanz mit der Zielgruppe von Nutzungsinformationen zusammen? Wie zu Beginn abgegrenzt, ist der Grundsatz der Prägnanz im Gegensatz zum Minimalismus nicht von der Zielgruppe abhängig. Anforderungen, die sich aus dem Grundsatz der Zielgruppengerechtheit ergeben, können die erforderlichen und möglichen Maßnahmen zum Erreichen von Prägnanz jedoch beeinflussen. Beispielsweise kann es für bestimmte Produkte sinnvoll sein, die Nutzungsinformation mit motivierenden Elementen anzureichern. Ein Beispiel hierfür ist eine Untersuchung von Bedienungsanleitungen für Telefone für Seniorinnen und Senioren. [4] Hier wird zugunsten der Zielgruppengerechtheit teilweise auf Prägnanz verzichtet. Ein weiteres Beispiel könnten Nutzungsinformationen für Wellness-Produkte sein, die Informationen über die reine Instruktion hinaus geben oder die dekorative Elemente einbinden, zum Beispiel Informationen zu Entspannungsübungen oder Sinnsprüche.

Literatur

[1] Dang, Linh/Schmeling, Roland (2023): Grundsätzlich nur das Nötige! In: technische kommunikation, H. 02, S. 35–39.

[2] DIN 2330:2022-07 Terminologiearbeit – Grundsätze und Methode, S. 19ff.

[3] tekom-Leitfaden Regelbasiertes Schreiben 2013.[4] Loorbach, Nicole (2013): Motivational elements in user instructions, S. 148. University of Twente.