Wenn aus alten Maschinen neue werden

Text: Lucia Gefken Alexandra Langstrof

Unternehmen modernisieren ihre Maschinen und Anlagen oder rüsten sie um. Technische Redaktionen können vor einer Herkulesaufgabe stehen, muss dazu die Technische Dokumentation aktualisiert werden. Welche Fälle können auftreten?

Inhaltsübersicht

Lesedauer: 11:16 Minuten

Vier Szenarien denkbar

„Ist die Maschine noch gut oder kann die weg?“, lautete die ironische Frage meines Beraterkollegen aus Süddeutschland. Der Hintergrund seiner Frage ist hingegen ernst gemeint. Denn der Berater entwickelt Sicherheitskonzepte für Maschinen und Anlagen. Die Maschine, um die es geht und die etwa 20 Jahre alt ist, soll er an die gesteigerten Anforderungen des Produktes anpassen. Deshalb will er wissen, ob der Aufwand sinnvoll ist. Durch die Nachrüstung, so seine Einschätzung, könnten die Abläufe verbessert werden, um die aktuellen Anforderungen an die Arbeitssicherheit zu erfüllen. Die Dokumente für die Maschine waren allerdings nicht mehr vorhanden. Kein Wunder, denn der Hersteller ist laut Maschinenrichtlinie verpflichtet, die Dokumente nur zehn Jahre lang aufzubewahren.

Als Technische Redakteurin werde ich immer häufiger mit dem Retrofit von Maschinen und Anlagen konfrontiert. Daher habe ich mich mit den verschiedenen Situationen beschäftigt und dabei festgestellt, dass es im Prinzip vier Fallbeispiele dazu gibt:

  • Fall 1, mit wesentlichen Veränderungen durch Hersteller
  • Fall 2, keine wesentlichen Veränderungen durch Hersteller
  • Fall 3, mit wesentlichen Veränderungen durch Betreiber
  • Fall 4, keine wesentlichen Veränderungen durch Betreiber

Grundlegende Fragen klären

Es gibt zahlreiche Gründe für ein Retrofit. Zum Beispiel sollen veraltete oder defekte Maschinen auf einen aktuellen technischen Stand gebracht oder für neue Aufgaben und Anforderungen bereit gemacht werden. Bei einer Um- oder Nachrüstung stellt sich die Frage, wer für die Erstellung bzw. Pflege der Technischen Dokumentation verantwortlich ist. Die Technische Redakteurin oder der Redakteur findet in der Praxis oft ungeklärte Situationen vor und wird mit Aufgaben des Retrofits konfrontiert. Welche Aufgaben das sind, lässt sich nicht pauschal beantworten und hängt vom Projekt ab.

Als Mitarbeiterin eines Dienstleisters für CE-Kennzeichnungen treffe ich auf unterschiedliche Situationen. Die Konsequenzen, die eine Um- oder Nachrüstung nach sich ziehen, sind Maschinenbetreibern und Herstellern oft nicht bekannt. Ein Beispiel: Erst bei genauer Betrachtung im Zuge der Erstellung der Technischen Dokumentation fiel auf, dass eine Dosiermaschine eine Gefahr für die Maschinenbediener darstellt. Die Sicherheit der Maschine konnte erst durch das Nachrüsten von Lichtschranken und einer überarbeiteten Not-Halt-Einrichtung gewährleistet werden.

Häufig kommt es auch vor, dass alte Maschinen von Spezialisten an eine neue bestimmungsgemäße Verwendung angepasst werden. Zum Beispiel wird aus einer Schlauchschneidemaschine eine Maschine zum Zuschneiden von Metallrohren. Dafür tauschen Techniker die Bearbeitungswerkzeuge und zwei bis drei Komponenten im Gehäuse aus.

Fall 1: mit wesentlichen Veränderungen

Ein Kunde hat sich auf die Modernisierung alter Maschinen spezialisiert. Im folgenden Beispiel nahm er Änderungen an einer älteren Drehmaschine vor. Der Kunde war nicht der Hersteller der Maschine, sie hatte aber ein CE-Zeichen und eine Konformitätserklärung. Um die Maschine an die neuen Erfordernisse seines Auftraggebers anzupassen, tauschte der Kunde einige Werkzeuge, modernisierte die Steuerung und fügte neue Funktionen hinzu. Laut Betriebssicherheitsverordnung (Inf. 01) ist er bei jeder Instandhaltungsmaßnahme verpflichtet, eine Betrachtung der „wesentlichen Veränderung“ im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Denn dies könnte zur Folge haben, dass die veränderte Maschine wie eine neu in Verkehr gebrachte Maschine angesehen werden muss. Das heißt, wir mussten die Maschine bewerten und herausfinden, ob sie die CE-Anforderungen gemäß Maschinenrichtlinie 2006/42/EG noch erfüllt.

§ 10 Absatz 5 der BetrSichV

„Werden Änderungen an Arbeitsmitteln durchgeführt, gelten die Absätze 1 bis 3 entsprechend. Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass die geänderten Arbeitsmittel die Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen nach § 5 Absatz 1 und 2 erfüllen. Bei Änderungen von Arbeitsmitteln hat der Arbeitgeber zu beurteilen, ob es sich um prüfpflichtige Änderungen handelt. Er hat auch zu beurteilen, ob er bei den Änderungen von Arbeitsmitteln Herstellerpflichten zu beachten hat, die sich aus anderen Rechtsvorschriften, insbesondere dem Produktsicherheitsgesetz oder einer Verordnung nach § 8 Absatz 1 des Produktsicherheitsgesetzes ergeben.“

Inf. 01 Quelle Betriebssicherheitsverordnung

Zunächst prüften wir, ob ein kompletter CE-Prozess erforderlich ist: Ziehen die Veränderungen an der Maschine sicherheitsrelevante Auswirkungen nach sich? Diese recht abstrakte Forderung konkretisiert die Interpretationshilfe des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, BMAS (Abb. 01).

Quelle BMAS

Abb. 01 Wesentliche Veränderungen mithilfe der Interpretationshilfe der BMAS erkennen. Quelle BMAS

Dank der Entscheidungshilfe konnten wir feststellen, dass die Änderungen zu einer Erhöhung des vorhandenen Risikos führten. Anschließend prüften wir, ob die vorhandenen Schutzmaßnahmen der Maschine weiterhin ausreichend oder noch geeignet sind. Die Grundnorm DIN EN ISO 12100:2010 (Sicherheit von Maschinen – Risikobeurteilung) liefert Informationen, welche Kriterien für eine Risikobeurteilung betrachtet und wie Risiken vermieden werden können. Da auch mit einfachen Schutzeinrichtungen das Risiko weder beseitigt noch ausreichend verringert werden konnte, handelte es sich um eine „wesentliche Veränderung“. Entsprechend wurde der Kunde zum Hersteller und musste die Maschine wie ein neues Produkt behandeln. Letztlich musste die Drehmaschine das gesamte Verfahren durchlaufen, um die EG-Konformität zu erzielen. Dazu gehörte auch, alle notwendigen Dokumente zu erstellen.

Weil die bestehende Technische Dokumentation veraltet und unvollständig war, musste die Maschine neu betrachtet werden. Außerdem galt es herauszufinden, welche Dokumente weiterhin aktuell sind und welche gegen neue Anleitungen ersetzt werden mussten. Gerade bei diesem Fall kann ich jeder Technischen Redakteurin und jedem Redakteur nur empfehlen, eng mit der Konstruktionsabteilung zusammenzuarbeiten. Denn noch vorhandene Zulieferdokumente einzelner Komponenten verwirren oft mehr, als dass sie Klarheit bringen. In Recherchegesprächen mit der Konstruktion erfahren wir Redakteure von den notwendigen Inhalten für alle Lebensphasen und können sie für die neue Technische Dokumentation verwenden.

Fall 2: ohne wesentliche Veränderungen

Ein Hersteller verkauft Röstmaschinen für den Lebensmittelbereich. Einige seiner Maschinen sind schon 25 Jahre im Betrieb. Da manche Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten sehr komplex sind, hat er mit seinen Kunden einen Wartungsvertrag abgeschlossen. So reinigt der Hersteller die Maschinen, da beispielsweise der Brenner für das Kaffeerösten komplett demontiert werden muss.

Bei den Arbeiten an einer Maschine fiel ihm auf, dass ein Teil getauscht werden musste. Da der Produzent des benötigten Ersatzteils in Konkurs gegangen war und der Hersteller dort keine Teile mehr beziehen konnte, musste er sich nach Alternativen umschauen. Ein vergleichbares Ersatzteil gab es nicht mehr auf dem Markt. Er baute die Maschine im benötigten Maße um und löste den Engpass mit einer neuen technischen Lösung. Da er nicht sicher war, welche Konsequenzen sich daraus ergeben, bat er uns um Unterstützung. Entsprechend prüften wir gemäß dem Ablaufschema (abb. 01), ob eine wesentliche Veränderung vorliegt. Ergebnis: Es liegt keine „wesentliche Veränderung“ vor. Die Maschine ist auch mit der neuen Lösung sicher.

Der Maschinenhersteller musste lediglich seine interne Dokumentation anpassen. Er musste weder eine neue Konformitätserklärung ausstellen noch aufgrund der Anforderungen der Maschinenrichtlinie eine neue Anleitung ausliefern. In dieser Situation ist es aufgrund der Instruktions- und Produktbeobachtungspflicht trotzdem ratsam, die bestehende Anleitung zu prüfen und eine kurze Beschreibung zu den neuen Funktionen und Abläufen zu erstellen. Denn erhebliche Mängel an der externen Dokumentation, zum Beispiel fehlende Sicherheitshinweise, können im schlimmsten Fall zu Personenschäden führen. Der Hersteller kann noch bis zu 30 Jahre nach dem Inverkehrbringen für Fehler in der Anleitung zur Rechenschaft gezogen werden.

Neben dem Hersteller profitiert auch der Betreiber davon, dass die Technische Redaktion die Neuerung unter die Lupe genommen hatte. Der Betreiber muss die Maschine und die Arbeitsabläufe nach baulichen Veränderungen hinsichtlich der BetrSichV prüfen und eventuell die Betriebsanweisung an die neuen Gegebenheiten anpassen. In § 2 Begriffsbestimmungen (9) heißt es: „Prüfpflichtige Änderung ist jede Maßnahme, durch welche die Sicherheit eines Arbeitsmittels beeinflusst wird. Auch Instandsetzungsarbeiten können solche Maßnahmen sein.“ Der Technische Redakteur kann den Betreiber bei der Erstellung der Betriebsanweisung durch seine Informationen unterstützen. Dies gilt auch für die internen Instandhaltungsanleitungen. Denn auch die Mitarbeiter, die Wartungen und Instandhaltungen durchführen, müssen stets auf dem aktuellen Stand und über die auszuführenden Tätigkeiten informiert sein.

Unabhängig von den gängigen Richtlinien und Normen musste der Hersteller der Röstmaschinen den Wartungsvertrag zwischen ihm und seinem Kunden prüfen. Hatte er sich vertraglich zu einer Aktualisierung der Dokumente verpflichtet, so war es die Aufgabe des Technischen Redakteurs, eine neue Revision der Altdokumentation zu erstellen.

Fall 3: mit wesentlichen Veränderungen

Eine Firma hat vor 19 Jahren eine Maschine für die Produktion gekauft. Um Produktionszeit und laufende Kosten zu sparen, wurden Änderungen vorgenommen. So konnten mit moderner Technik die Arbeitsabläufe optimiert werden. Als Betreiber musste das Unternehmen bei der Anpassung der Maschine prüfen, ob dies Auswirkungen auf die Maschinen- oder Arbeitssicherheit hat. Denn nach allen Änderungen an Maschinen – nicht nur nach wesentlichen Veränderungen – ist ein Unternehmen verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung nach § 3 der BetrSichV an Arbeitsplätzen regelmäßig oder anlassbezogen durchzuführen (Inf. 02). Diese zählt zu den betrieblichen Arbeitsschutzpflichten. In unserem Beispiel wurde die Maschine vom Käufer betrieben. Durch die durchgeführten „wesentlichen Veränderungen“ musste er die Pflichten eines Herstellers erfüllen, zum Beispiel

  • eine Risikobeurteilung durchführen
  • eine Betriebsanleitung erstellen
  • eine Konformitätserklärung ausstellen

Das Unternehmen war verpflichtet, darauf zu achten, dass die Ergebnisse der Risikobeurteilung richtig umgesetzt wurden. Das heißt, dass sowohl auf dem Produkt als auch in der Anleitung korrekt gewarnt wird. Denn wird beispielsweise in der Risikobeurteilung eine Gefahr erkannt, die bei falscher Handhabung des Produkts mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Verlust eines Armes führt, so darf in der Anleitung nicht mit einem Warnhinweis der Kategorie „Vorsicht“ gewarnt werden. Vorsicht steht vielmehr für leichte Verletzungen.

§ 10 Absatz 5 der BetrSichV

Betriebssicherheitsverordnung § 3 Gefährdungsbeurteilung (1) Der Arbeitgeber hat vor der Verwendung von Arbeitsmitteln die auftretenden Gefährdungen zu beurteilen (Gefährdungsbeurteilung) und daraus notwendige und geeignete Schutz­maßnahmen abzuleiten. Das Vorhandensein einer CE-Kennzeichnung am Arbeitsmittel entbindet nicht von der Pflicht zur Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung.

Inf. 02 Quelle Betriebssicherheitsverordnung

Im dargestellten Beispiel hatte ich den großen Vorteil, mit dem Konstrukteur eng zusammenzuarbeiten. Zwar kann ein Konstrukteur nicht unbedingt die Unterschiede einer Warnstufe „Gefahr“ (Tod oder schwere Verletzungen werden sicher eintreten) und einer Warnstufe „Vorsicht“ (Eintritt geringfügiger oder mäßiger Verletzung möglich) kennen. Jedoch sollte er in der Risikobeurteilung die Maßnahme des Warnhinweises möglichst genau definieren. So konnte ich bei der Einstufung der Warnung helfen und Vorschläge zur richtigen Formulierung unterbreiten. Hinzu kommt, dass in der Betriebsanleitung nicht mehr oder andere Restgefahren aufgeführt werden sollten, als in der Risikobeurteilung vorgegeben.

In diesem Fall erstellte der Produktionsleiter die Betriebsanweisungen und Schulungsunterlagen. Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit unterstützte ihn dabei beratend. Für die Erstellung der Dokumente wurden Inhalte aus der Betriebsanleitung entnommen. Dabei fiel auf, dass dort bisher nicht die hauseigene Terminologie genutzt wurde. So bestand die Gelegenheit, sowohl auf die Inhalte der Betriebsanleitung als auch die der Betriebsanweisung Einfluss zu nehmen. Auch prüfte ich die weitere „interne“ Technische Dokumentation auf Konsistenz. Denn die Angaben sollten nicht voneinander abweichen. In der aktuellen DIN EN 82079-1, die den Entwurf und das Erstellen von Anleitungen regelt, wird seit September 2012 die Konsistenz der Dokumente gefordert. Auch die neue Fassung der Norm wird diesen Punkt weiterhin aufgreifen, aktuell als IEC/IEEE 82079-1, Edition 2, verfügbar (Inf. 03).

Wichtige Änderungen der neuen IEC/IEEE 82079-1

 
  • Der Geltungsbereich ist detaillierter; die Norm bezieht sich auf alle Arten von Nutzungsinformationen für unterschiedlichste Produkte (Horizontalnorm).
  • Die einzelnen Analyseprozesse, etwa für die Erstellung der Zielgruppenanalyse und Risikobeurteilung, sind ausführlicher erläutert.
  • Das Thema Minimalismus wird behandelt.
  • Die Digitalisierung wird ausführlicher betrachtet.
  • Das Einbetten von Warnhinweisen wird thematisiert.
  • Die beruflichen Kompetenzen der einzelnen Arbeitsgruppen wie Technische Redakteure werden ausführlicher beschrieben und in verschiedene Leistungsniveaus unterteilt.

Inf. 03  Quelle Lucia Gefken

Fall 4: ohne wesentliche Veränderungen

In einem anderen Fall führte die Nachrüstung von Not-Halt-Tastern und Schutztüren nicht zu einer „wesentlichen Veränderung“. Entsprechend musste für diese Maschine kein neues Konformitätsbewertungsverfahren durchgeführt werden. An der Maschine hatte sich nichts verändert, was sich auf die Sicherheit des Personals auswirkt. Jedoch hatten sich die Bedienreihenfolgen geändert. Darüber musste das Bedienpersonal durch den Betreiber informiert werden. Eine Betriebsanleitung für die alte Maschine lag nicht vor. Den Hersteller gab es auch nicht mehr, so dass keine Möglichkeit existierte, an die Unterlagen heranzukommen. Der Betreiber der Maschine wandte sich an uns und übersandte im Vorfeld technische Beschreibungen, Zeichnungen und Fotos. Dann folgten Termine vor Ort.

Zunächst wurden die Maschine und das Arbeitsumfeld geprüft und gemeinsam mit dem Betreiber eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt. Da ich im Auftrag des Betreibers eine Anleitung für die Bediener der Maschine erstellen sollte, ließ ich mir von einem Mitarbeiter, der täglich mit der Maschine arbeitete, die einzelnen Schritte erklären. Aus Recherchegesprächen ergab sich, dass einige Tätigkeiten von den Mitarbeitern als selbstverständlich erachtet und dementsprechend nicht erwähnt wurden. Und so war es auch diesmal. Ein Mitarbeiter demonstrierte, wie sein Arbeitsalltag begann, und zeigte als Erstes den Start-Taster. Daraufhin fragte ich ihn, ob die Maschine denn immer „Power“ habe. Es stellte sich heraus, dass es einen Hauptschalter gibt. Dann betrachteten wir die Maschine von allen Seiten. Ich ließ mir sämtliche Taster, Schalter, Hebel und Knöpfe zeigen und erklären. Im Büro erstellte ich eine Freigabefassung, wobei ich mich auch dabei noch mit dem Kunden und meinen Kollegen austauschte, um alle Fragen zu klären. Dann legte ich die Freigabefassung der Anleitung dem Kunden zur Prüfung vor.

Konsequenzen für die Dokumentation

Auch wenn im besten Fall ein Bestand von Dokumenten überarbeitet werden soll, der 15 oder 20 Jahre alt ist, so wird häufig eine komplette Neuerstellung der Technischen Dokumentation notwendig. Denn die Altdokumente sind meist nicht ausreichend, unvollständig oder einfach nicht auf dem Stand der Technik. Da sich die gesetzliche und normative Lage ändert, wirkt sich dies auch auf die Anforderungen an die Technische Dokumentation aus. Entsprechend müssen Technische Redakteure stets die aktuellen Normen und Richtlinien kennen.

Auch wenn das Thema Altdokumentation sicherlich nicht zu den Lieblingsthemen zählt, so birgt es jedoch einige Chancen. So können zum Beispiel alte, unschöne Dokumente an das aktuelle Corporate Design des Unternehmens angepasst werden. Zudem besteht die Möglichkeit, Dokumente in ein Redaktionssystem zu überführen. Außerdem können bei Bedarf Sicherheits- und Warnhinweise gemäß DIN EN 82079-1 bzw. nach dem ANSI-Standard Z535 angepasst werden. Mit etwas Aufwand lässt sich also Konsistenz erzielen.

In den Projekten fällt oft auf, dass sich die Inhalte der Betriebsanleitung und der Risikobeurteilung unterscheiden. Zum Beispiel wird eine Risikobeurteilung für eine Maschine mit dem Namen „Cut-Anlage“ erstellt. In der späteren Betriebsanleitung steht hingegen „LaserCut 301“. Im Zuge eines Retrofits bietet sich eine Gelegenheit für übereinstimmende Formulierungen. Eine mögliche Ursache für die unterschiedliche Namensgebung kann mit der Produkthistorie zu tun haben. So wird während der Entwicklung ein Produkt unter einem vorläufigen Arbeitstitel geführt, wie zum Beispiel „Cut-Anlage“. Erst später bekommt das Produkt einen Namen, der sich besser vermarkten lässt, hier „LaserCut 301“. Doch in den Köpfen der Konstrukteure ist die Bezeichnung „Cut-Anlage“ fest verankert und durch die Nutzung unterschiedlicher Bezeichnungen entsteht der Eindruck, die Mitarbeiter würden über verschiedene Produkte sprechen. Welche Zeichnungen oder Dokumente letztlich zu „LaserCut 301“ gehören, ist häufig nur durch die Eingabe der Sachnummer im ERP-System ersichtlich.

Auch im Fall von Retrofit zeigt sich, dass die Terminologie zu einem Produkt in allen Dokumenten einheitlich sein sollte. In großen Unternehmen ist dies bereits üblich. Dazu wird zu Beginn eines Projekts eine sinnvolle Benennung des Produkts definiert und festgelegt. Sie wird anschließend im ganzen Unternehmen kommuniziert und weitergegeben. Diese Aufgabe übernehmen Terminologie-Manager bzw. Programme, die die Einhaltung der Terminologie überwachen und für eine einheitliche Firmensprache sorgen. In jedem Fall sollte zum Projektstart ein Kick-off-Meeting mit allen beteiligten Abteilungen durchgeführt werden. So können frühzeitig Namen entwickelt und festgelegt werden. Dies vermeidet, dass ein Produkt in der Konstruktionsabteilung einen anderen Namen trägt als in der Marketingabteilung. Im erwähnten Beispiel erscheint dann in allen Dokumenten der „LaserCut 301“.

Zusammenarbeit ist das A und O

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Technischen Redaktion haben eine immer höhere Qualifikation. Das macht auch die Edition 2 der IEC/IEEE 82079-1 deutlich. Allerdings heißt das nicht, dass Technische Redakteure die Risikobeurteilung durchführen. Von Vorteil ist, wenn sie bei der Technischen Dokumentation eng mit den Konstrukteuren zusammenarbeiten. Technische Redakteure können bei der Erstellung der Risikobeurteilung durch anleitungstaugliche Textvorschläge unterstützen. Fallen einer Redakteurin oder einem Redakteur während der Recherche weitere Gefahren auf, dann darf nicht eigenmächtig die Technische Dokumentation ergänzt werden. Vielmehr besteht die Pflicht, die Abweichungen mit der Konstruktionsabteilung zu besprechen. Letztlich profitieren alle von dieser Transparenz.

Wenn aus alten Maschinen neue werden