Mit einer durchdachten Ablage und Verwaltung von Dokumenten finden alle, was sie brauchen – zügig und punktgenau. Ein Tipp für die Praxis.
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erstellt Dokumente. Nichts leichter als das, aber irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem es plötzlich heißt: Ab sofort unterliegen die Dokumente einer Versionskontrolle. Das kann eine Technische Dokumentation betreffen, ein Formular, eine Prozessdefinition oder auch die AGB. Im Grunde ist kein Dokument davor sicher. Aber wie legt man Dokumente ab, die einer Versionskontrolle unterworfen sind? „Im Content-Management-System“, sagen die einen. „Auf SharePoint, dort ist ein Versionierungssystem“, rufen die anderen. „Irgendwie halt“, meint der Auszubildende. Und der Technische Redakteur denkt sich: „Dafür nutze ich in Word einfach die Änderungsverfolgung.“
Das ist alles nicht falsch. Wer für seine Dokumentenverwaltung ein Content-Management-System zur Verfügung hat, der kann und soll die Versionierung von Dokumenten darüber regeln. Nun hat aber nicht ...
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