Terminologiearbeit ist Teamarbeit

Stellen Sie sich vor, Sie planen eine mehrtägige Bergwanderung mit Freunden. Einer spricht ständig vom „Jausenbrot“, der nächste von „Stulle“, ein anderer vom „Belegten“, und Sie selbst nennen es einfach „Sandwich“. Schon beim Packen beginnt die Verwirrung – haben jetzt alle etwas zu essen dabei oder nicht?

Was in der Freizeit zu einem lustigen Missverständnis führen kann, sorgt in Unternehmen für ernsthafte Probleme. Unterschiedliche Benennungen für dieselbe Sache – oder dieselben Begriffe für verschiedene Dinge – erschweren die Kommunikation zwischen Abteilungen, Standorten oder sogar Ländern. Wer gemeinsam unterwegs ist, muss sich auf eine gemeinsame Sprache verständigen. Sonst geht man zwar denselben Weg, aber nicht unbedingt im selben Takt.

Jeder, der mit Terminologiearbeit zu tun hat, wird festgestellt haben, dass der Aufbau einer einheitlichen Terminologie kein einzelnes Projekt ist. Mitstreiter sind gesucht, etwa Fachleute aus den Abteilungen Technik, Marketing, Übersetzung und IT. Gut ist auch eine Person, die die Geschäftsführung vertritt. Ziehen viele an einem Strang, kann eine Unternehmenssprache entstehen, die verstanden, mitgetragen und genutzt wird.

Bei unserem Juni-Treffen im Termcafé befassten sich die Teilnehmenden mit kollaborativem Terminologiemanagement. Damit gemeint ist eine Vorgehensweise, die auf Zusammenarbeit und gemeinsame Verantwortung setzt. Denn Terminologiearbeit sollte ein Projekt sein, bei dem die Beteiligten zusammen daran arbeiten, eine einheitliche, nützliche und tatsächlich angewendete Unternehmensterminologie zu entwickeln.

Wie lauten nun die Ergebnisse unseres Treffens? Häufig kommt der Impuls aus der Technischen Redaktion, der Übersetzungsabteilung, aus dem Produktmanagement oder dem Marketing. Doch egal, wer den ersten Anstoß gibt – niemand kann Terminologiearbeit allein umsetzen: Raus aus dem Einzelkämpfer-Modus, Verbündete finden, andere Fachbereiche begeistern und den Kreis der Mitstreitenden stetig erweitern.

Doch wie kann kollaboratives Terminologiemanagement gelingen?

Stakeholder einbinden

• Identifizieren Sie alle relevanten Akteure, die von Terminologie betroffen sind. Dazu zählen auf jeden Fall Technische Redaktion, Übersetzung, Marketing, Konstruktion, Entwicklung, IT, Support und Vertrieb.
• Klären Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse und Problemstellungen der Beteiligten. Ziel ist es, Vielfalt zu verstehen und auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen – oder eben Unterschiede zu akzeptieren.

Kommunikation und Schulung stärken

• Vermitteln Sie verständlich und praxisnah, welchen konkreten Nutzen Terminologie und Mitarbeit für den jeweiligen Bereich bringt. Je spezifischer die Anwendungsbeispiele, desto überzeugender wirken sie.
• Bieten Sie Angebote zum Know-how-Aufbau an, zum Beispiel in Meetings oder über eine FAQ-Seite. Eine Termcafé-Teilnehmerin folgt beispielsweise dem Gamification-Ansatz und erstellt eine Serie mit Terminologie-Quizfragen und Sprachtipps. Eine weitere Möglichkeit ist das „Train-the-Trainer-Modell“: Schulen Sie Mitarbeitende, die ihr Wissen wiederum in die Teams tragen.
• Machen Sie Erfolge sichtbar, um Motivation und Akzeptanz zu steigern. Das können anschauliche Vorher- Nachher-Beispiele, Projektberichte oder interne Auszeichnungen sein.
• Fördern Sie eine offene Feedback- Kultur: Rückmeldungen aus den Fachbereichen helfen, Terminologie weiterzu- entwickeln und praxisnah zu gestalten.

Prozesse und Tools nutzen

• Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Terminologieprozesses: Wer soll Begriffe vorschlagen, wer entscheidet, wer dokumentiert?
• Setzen Sie auf Tools mit Kommentarfunktion, Versionskontrolle und Abstimmungsmöglichkeiten, um Entscheidungsprozesse transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
• Verwenden Sie zentrale, für alle zugängliche Terminologiesysteme (etwa Datenbanken, Plattformen oder integrierte Softwarelösungen), um Konsistenz und Aktualität zu gewährleisten.

Agilität erzielen

Beim agilen Terminologiemanagement werden Benennungen und Begriffe nach agilen Prinzipien erarbeitet und in agile Projektstrukturen integriert. Im Mittelpunkt stehen ein iteratives, inkrementelles Vorgehen, enge Teamkommunikation und eine schnelle Reaktion auf Veränderungen – Ansätze, die ihren Ursprung in der agilen Softwareentwicklung haben.

Folgende Grundprinzipien sind die Basis für agiles Terminologiemanagement:

Ressourcen und Prozesse nutzen – um möglichst niederschwellig Terminologiearbeit betreiben zu können, sollten sich Terminologinnen und Terminologen in vorhandene Prozesse einklinken, zum Beispiel in die Prozesse der Softwareentwicklung. Sie sollten dabei aktiv ihre Unterstützung anbieten. So lassen sich neue Features von Anfang an nutzerfreundlich benennen. Dabei sollten bereits eingesetzte Tools verwendet werden. Bei unseren Teilnehmenden sind einzelne Karten in Kanban-Systemen wie Trello oder Tickets in JIRA ein idealer Startpunkt. Aufgaben aus der Terminologiearbeit bekommen ein eigenes Ticket oder eine Karte und können einzeln bearbeitet werden.

Klein anfangen – statt ein komplettes Terminologiesystem aufzubauen und zu versuchen, die gesamte Unternehmenssprache umzukrempeln, beginnt man mit einem überschaubaren und klar abgegrenzten Arbeitspaket. Das kann zum Beispiel die Terminologie eines neuen Produktes sein oder eine konkrete Aufgabenstellung.

Einfach mal machen – loslegen und schnell einen ersten Entwurf erstellen. Analog zum Pareto-Prinzip sollte die Terminologiearbeit so gestaltet werden, dass sich 80 Prozent der Probleme mit 20 Prozent des Aufwands lösen lassen. Ein erster Entwurf muss nicht perfekt sein. Er dient als Diskussiongrundlage und ermöglicht erste Schritte.

Ad-hoc-Arbeit anstatt starrer Prozesse – dringend benötigte Begriffsklärungen werden sofort bearbeitet, so dass keine langen Wartezeiten entstehen. Wenn der Prozess unnötig kompliziert wird, verlieren alle Beteiligten das Interesse daran. Das Terminologieprojekt wird auf Eis gelegt.

Ein Problem je Sprint – der Fokus liegt auf einer konkreten Herausforderung, anstatt alles gleichzeitig anzugehen. In kurzen Sprints werden die Arbeitspakete kontinuierlich ausgeführt – prioritätsabhängig.

Das Passende auswählen

Modernes Terminologiemanagement ist kollaborativ und agil. Beide Ansätze ergänzen sich, denn agile Methoden profitieren von der Kollaboration im Team. Außerdem werden kollaborative Ansätze durch agile Methoden schneller und schlanker. Da Sprache extrem subjektiv ist, bewährt es sich, wenn eine Terminologieverantwortliche oder ein Terminologieverantwortlicher die Koordination und letztlich die Führung übernimmt.

Die Teilnehmenden haben festgehalten, dass vor allem Mischformen praktikabel sind. Es gibt nicht den einzigen „richtigen“ Weg. Vielmehr pickt man sich Aspekte heraus, die im eigenen Unternehmen gut funktionieren können. Wichtig ist allerdings, dass Methode, verfügbare Ressourcen und Unternehmenskultur zueinander passen.

Literatur zum Weiterlesen

[1] Krauß, Lena (2025): Agil und lösungsorientiert. In: technische kommunikation, H. 4, S. 31–36.