Qualitätsfaktor Terminologie

Um fachliche Inhalte eindeutig und widerspruchsfrei vermitteln zu können, ist der Einsatz einer festgelegten und konsequent verwendeten Terminologie unerlässlich. Neben der fachlichen Terminologie entwickelt sich in vielen Unternehmen zusätzlich eine unternehmensspezifische Begriffs- und Benennungswelt. Dieses so genannte Corporate Wording ist ein zentraler Bestandteil der Corporate Language und damit der Corporate Identity. Eine konsistente Terminologie fördert nicht nur eine effiziente interne Kommunikation, sondern unterstützt auch die Positionierung am Markt. Denn sie erzeugt Glaubwürdigkeit und erhöht die Wiedererkennbarkeit von Unternehmen oder Marken.

Ein professionelles Terminologiemanagement umfasst im Regelfall zwei wertvolle Komponenten (Abb. 01):

• mehrsprachige terminologische Datenbestände
• Begriffssysteme zur Repräsentation der fachlichen Zusammenhänge (oft in Form von Wissensgraphen, Ontologien oder auch semantischen Netzen)

Während die Datenbankeinträge vor allem für sprachliche Standardisierungsfragen relevant sind, liefern die Begriffssysteme einen Zugang zum sprachlich repräsentierten Wissen. Sie stellen Mengen von Begriffen zusammen, spezifizieren die zwischen ihnen bestehenden Beziehungen und dienen damit der Ordnung von Wissen. Gleichzeitig sind sie unabdingbar für eine systematische Terminologiearbeit, die stets den Vorrang vor punktuellen Ad-hoc-Lösungen haben sollte.

Abb. 01 Ergebnisse der Terminologiearbeit [1].

Die Systematisierung und Klassifikation von Fachwissen zeigt den fließenden Übergang zum Wissensmanagement. Denn wo sonst werden Begriffe professionell und umfassend geklärt und miteinander in Beziehung gesetzt?

Terminologie stellt somit einen wesentlichen (auch wirtschaftlichen) Qualitätsfaktor dar. Wird bereits zu Beginn der Erstellung und Pflege sprachlicher Informationsprodukte auf terminologische Konsistenz und Verständlichkeit geachtet, vervielfacht sich der Qualitätsgewinn in jeder weiteren Prozessstufe – insbesondere auch bei der Übersetzung in andere Sprachen. Die Vorteile eines systematischen Terminologiemanagements wirken sich durchgängig auf alle Dokumentations- und Kommunikationsprozesse aus und unterstützen zugleich Wissensmanagement und Wissenstransfer:

• Die Konsistenz, Verständlichkeit und Eindeutigkeit der Technischen Dokumentation – sowohl in der Ausgangs- als auch in den Zielsprachen – nehmen spürbar zu.
• Durch eine einheitliche Corporate Language wird die Corporate Identity des Unternehmens gestärkt.
• Das Image eines Produkts oder einer Marke profitiert gleichermaßen von der konsistenten Sprache und der gesteigerten Textqualität.
• Die Erstellung von Dokumenten in der Ausgangssprache wird effizienter, da aufwendige Recherchen und Rückfragen zur Terminologie entfallen. Ein funktionierendes Terminologie­management erleichtert zudem den modularen Aufbau von Dokumenta­tionen sowie die Wiederverwendung von Textbausteinen mittels Content-Management-Systemen, da termino­logische Inkonsistenzen vermieden werden. Ohne vorher definierte terminologische und stilistische Vorgaben ist der Einsatz solcher Systeme kaum sinnvoll.
• Die Kosten für Übersetzungen sinken erheblich, da der Einsatz elektronischer Übersetzungswerkzeuge effizienter – oder überhaupt erst möglich – wird. Gleichzeitig steigt die Qualität der Übersetzungen, insbesondere hinsichtlich Konsistenz und Verständlichkeit.
• Auch in der Übersetzungsphase entfallen zeitintensive terminolo­- gische Recherchen. Selbst eine rein einsprachige Terminologiedatenbank in der Ausgangssprache bietet hierbei einen großen Mehrwert, da die dort verwalteten Begriffe eindeutig definiert sind. Auftraggeber können sicher sein, dass insbesondere unternehmensspezifische Benennungen korrekt und konsistent verwendet werden. Es kommen stets dieselben Äquivalente zum Einsatz, und der jeweils aktuelle Stand der terminolo­gischen Vorgaben wird zuverlässig umgesetzt.
• Kommunikationsprozesse – etwa im Bestellwesen oder zwischen Abteilungen wie Marketing, Entwicklung, Technischer Redaktion oder Kundenservice – verlaufen reibungsloser. Missverständnisse, Rückfragen oder Fehlbestellungen treten seltener auf, da alle Beteiligten dieselbe Terminologie verwenden und somit sofort wissen, worum es geht. Eine erhöhte Verständlichkeit der Texte führt zu größerer Kundenzufriedenheit und reduziert die Zahl an Rückfragen.
• Potenzielle rechtliche Auseinander­setzungen oder sonstige Unklarheiten lassen sich durch präzise Terminologie ebenfalls vermeiden.
• Der erarbeitete Terminologiebestand kann zudem für Schulungen und die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden genutzt werden. Diese profitieren besonders von der strukturierten und leicht zugänglichen Wissens­vermittlung. Dabei spielen vor allem Visualisierungen von Zusammen­hängen in Form von Begriffssystemen eine zentrale Rolle.
• Der unternehmensinterne Wissens­transfer verbessert sich spürbar – sowohl durch die Ergebnisse der Terminologiearbeit als auch durch den Prozess selbst, der viele Akteure im Unternehmen einbindet und für sprachliche sowie begriffliche Präzision sensibilisiert.
• Terminologiemanagement ist zugleich Wissensmanagement [1]: Kaum ein Bereich dokumentiert Fach- und Unternehmenswissen so systematisch und umfassend wie die Terminologiearbeit. Die Ergebnisse der Terminologiearbeit (mehrsprachiger Termino­logiebestand und Begriffssysteme) stellen dabei eine wertvolle Ressource sowohl für menschliche als auch maschinelle Anwendungen dar. Besonders im Hinblick auf den Einsatz von KI-Technologien gewinnen saubere, strukturierte Terminologie­bestände zunehmend an Bedeutung.

Die Grundlage für eine konsistente und standardisierte Kommunikation in und außerhalb von Unternehmen ist das Erarbeiten, Pflegen und Anwenden mindestens einsprachiger Terminologiebestände. Diese enthalten relevante Benennungen (bevorzugte Termini, auszuschließende Synonyme), präzise Begriffsdefinitionen, Hinweise zur Zielgruppengerechtheit bestimmter Benennungen sowie unternehmensspezifische Besonderheiten. Im Falle einer Übersetzung sind mehrsprachige Datenbestände erforderlich, die den Übersetzungsprozess effizienter gestalten und zu konsistenten, eindeutigen und qualitativ hochwertigen Zieltexten führen. Die Einhaltung der terminologischen Vorgaben kann manuell oder maschinell überprüft werden, zum Beispiel mit Hilfe von Term-Checkern oder umfassenderen Werkzeugen zur Sprachkontrolle, die neben der Terminologie weitere sprachliche Aspekte wie Orthografie und Stil prüfen.

Kaum ein anderer Bereich trägt in vergleichbarem Maße zu Kostenreduktion, Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung mehrsprachiger Dokumentation bei wie ein konsequentes Terminologiemanagement. Wesentlich ist dabei, dass der gesamte Prozess – von der Terminologieentstehung bis zur -anwendung – durch terminologische Klärung und Standardisierung begleitet wird. Früher wurde Terminologiearbeit oft erst in der Übersetzungsphase begonnen (Abb. 02). Danach setzte sich die Erkenntnis durch, dass bereits bei der Erstellung der Ausgangstexte die Grundlage für konsistente und verständliche Terminologie gelegt wird. Bis man schließlich erkannte, dass Terminologiearbeit bereits in der Phase der Wissens- und Informationsgenerierung ansetzt – etwa in Abteilungen wie Forschung und Entwicklung, Konstruktion oder Produktion.

Abb. 02 Terminologiearbeit als Teil der Informationskette. Quelle Petra Drewer und Klaus-Dirk Schmitz

Terminologiearbeit – in Unternehmen meist als Terminologiemanagement bezeichnet – hat daher in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten zunehmend an Bedeutung gewonnen. Wenn ein Unternehmen Terminologiemanagement betreibt, handelt es sich in der Regel um ein präskriptives, mehrsprachiges Projekt. Dieses erfasst bestehende Terminologie, lenkt und gestaltet neu entstehende Begriffe, systematisiert das dahinterstehende Wissen und bereitet es auf. Dabei sind Interoperabilität und Rechtssicherheit weitere zentrale Zielsetzungen.

Gleichzeitig besteht in vielen Unternehmen Unsicherheit hinsichtlich der praktischen Umsetzung. Insbesondere das Anlegen und Pflegen einer Terminologiedatenbank, die als „Single Point of Truth“ fungiert und eine zentrale Rolle einnimmt, stellt eine Herausforderung dar. Ebenso muss es gelingen, alle Personen, die an der Entstehung, Aufbereitung, Übersetzung und Nutzung fachlicher Informationen beteiligt sind, zur Mitarbeit am Terminologieprozess und zur effizienten Nutzung der terminologischen Daten zu überzeugen, und diese in die bestehenden Prozesse und Toollandschaften einzubinden.

So geht es weiter

In den kommenden Ausgaben der Fachzeitschrift ‚technische kommunikation‘ werden wir praxisorientiert aufzeigen, wie ein Terminologieprojekt gestaltet werden kann, welche Kompetenzen und Methoden dafür erforderlich sind, welche Anforderungen ein Terminologieverwaltungssystem erfüllen muss, wie eine Terminologiedatenbank effizient genutzt werden kann und wie typische Fehler vermieden werden können.

Literatur zum Artikel

[1] Drewer, Petra (2020): Terminologie ist Wissen. In: technische kommunikation. H. 4, S. 19–24.

Außerdem

Drewer, Petra/Schmitz, Klaus-Dirk (2017): Terminologiemanagement: Grundlagen – Methoden – Werkzeuge. Heidelberg: Springer Vieweg.
DTT – Deutscher Terminologie-Tag (2014): Terminologie­arbeit – Best Practices 2.0. 2. überarb. und ergänzte Aufl. Köln: SDK Systemdruck. Hrsg. vom DTT. Koordination und Redaktion: Petra Drewer, Donatella Pulitano, Klaus-Dirk Schmitz.
Schmitz, Klaus-Dirk (Hrsg.) (2022): Normen für Terminologiearbeit, Technische Redaktion und Übersetzen. 2., überarbeitete und erweiterte Auflage. Berlin: Beuth.