Bestandsdaten richtig managen

Das Termcafé hat wieder Fahrt aufgenommen und fand Mitte Februar das erste Mal 2025 statt – mit altbekannten wie mit neuen Gesichtern. Thematisch haben wir uns rund um das Thema Bestandsdaten in Ausgangs- und Zielsprachen gekümmert. Folgende Frage wurde dazu vorab von Teilnehmenden eingereicht: Wie kann man verschiedene Terminologiesammlungen und Terminologielisten im Unternehmen zusammenführen? Eine Zusammenfassung der diskutierten Ergebnisse liefert dieser Beitrag.

Probleme und Herausforderungen

Wer kennt es nicht: Verschiedene Abteilungen wie Produktentwicklung und Marketing haben mal Listen angefangen, in denen sie Terminologie festgehalten und gesammelt haben – die klassischen Excel-Listen für Abkürzungen oder mehrsprachige Glossare. Während dieses Vorgehen für die Abteilungen funktionieren mag, stehen unsere Teilnehmenden aus der Technische Redaktion und Terminologieverwaltung vor der Herausforderung, aus diesen Terminologiesilos eine Datenquelle nach Single-Source-of-Truth-Prinzip zu erstellen. Oft existiert schon eine Terminologiedatenbank, so dass weitere Listen nur zusätzliches Koordinieren bedeuten: Welche Benennung ist die „richtige“? Soll es nur eine Vorzugsbenennung geben und alle weiteren Benennungen sind verboten? Gibt es gute Gründe dafür, dass die Abteilungen „ihre“ Benennungen beibehalten können und man somit sprachlich mehrgleisig fährt?

Während die notwendigen Überlegungen und Vorgehensweisen nach terminologischen Prinzipien vielen Teilnehmenden recht klar sind, stößt man in der Praxis auf Widerstand bei den Beteiligten aus fachlichen Abteilungen wie Entwicklung und Konstruktion. Die Komplexität steigt bei sprachlich-fachlichem Input aus den Auslandsniederlassungen. Und weitere kundenspezifische Anforderungen für Maschinenbezeichnungen setzen dem Komplexitätsgrad für die Terminologieverwaltung die Krone auf.

Bestände zusammenführen – aber wie?

Zu Beginn ist der wichtigste Schritt die Bewertung einer Terminologieliste auf Validität der Daten: Von wem wurde diese Liste erstellt? Wie ist die Liste entstanden? Dieser Schritt ist für alle weiteren Entscheidungen essenziell. So ist ein mehrsprachiges Glossar, das aus den fachlichen Abteilungen in den Auslandsniederlassungen koordiniert entstanden ist, verlässlicher. Etwa im Vergleich zu einer mehrsprachigen Termextraktion aus dem Translation-Memory-System, wenn ohne Terminologievorgaben übersetzt wurde und keine weiteren Zusatzinformationen wie Kontext, Quelle, Definition oder Status der Benennungen existieren. Wenn man sich gerade im Aufbau befindet, muss eine Quelle als Datenmaster festgelegt werden – meistens die ausführlichste und verlässlichste Quelle bzw. der Bestand, der unter Terminologieverantwortlichen entstanden ist.

Danach steht der Abgleich der Daten an: Gibt es bei neuen Listen 1:1-Entsprechungen mit dem Datenmaster? Diese Einträge dürfen nicht gedoppelt werden. Es können höchstens sinnvolle Zusatzinformationen zum Eintrag in der Datenbank hinzugefügt werden. So weit, so gut. Herausfordernder sind aber die Abweichungen: Hier stehen erst mal Abgleich und Bewertung der Unterschiede an. Bei sprachlich ähnlichen Benennungen, die man einem bestehenden Begriff zuordnen kann (Fachwissen zahlt sich dabei aus), entscheiden die Terminologieverantwortlichen so weit wie möglich selbst. Besonders orthografische Varianten wie Unterschiede in der Groß- und Kleinschreibung oder Bindestrichschreibweisen sowie weitere sprachliche Benennungsbildungsregeln liegen in der Entscheidungshoheit der Sprachexperten und -expertinnen. Lediglich bei starken sprachlichen Unterschieden sollten weitere Fachleute einbezogen werden. Etwa zur Klärung, ob zwei Varianten Synonyme sind und ob man diese Varianten weiter klassifizieren kann, zum Beispiel ob es sich grundsätzlich um Synonyme handelt oder ob es einen projektspezifischen Bezug gibt. Wenn Letzteres der Fall ist, dann muss diese hilfreiche Zusatzangabe mitverwaltet werden. Des Weiteren ist es vor einem Zusammenführen von Datenbeständen sinnvoll zu überprüfen, ob die zu importierende Liste verbotene Benennungen vorschlägt, um diese vor dem Import abzufangen.

Letztlich kann man durch dieses Vorgehen einen Großteil abfangen – vorausgesetzt, begriffliche Überschneidungen werden erkannt. Konflikte zwischen Abteilungen können nicht immer gelöst werden, so dass man einen pragmatischen Weg finden muss, Varianten zumindest verwaltbar zu machen. Die Pflege der Termbank in Form von Qualitätskontrolle und Qualitätssicherung ist wie in jeder anderen Datenbank eine notwendige Aufgabe in größeren Intervallen – spätestens dabei sollten sich einige Datensätze bereinigen lassen. Da wären wir schon wieder bei einem neuen, aber auch aktuellen Thema, das die Terminologiebranche bewegt. Zum Schluss finden Sie eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse, die wir im Termcafé erarbeitet haben.