Sparringspartner für digitalen Content

Der Bedarf an konsequenter Standardisierung von Content ist in unserer Branche noch lange nicht gedeckt. Im Gegenteil: Mit den Anforderungen der Digitalisierung wächst er weiter. Inhalte müssen heute mehr denn je präzise definierte Ziele unterstützen – und das gelingt nur mit klaren Regeln und konsistenter Struktur. Deswegen erscheint jetzt die dritte, überarbeitete Auflage des tekom‑Standardwerks zur sprachlichen und redaktionellen Standardisierung. Was bislang als Leitlinie „Regelbasiertes Schreiben“ bekannt war, gibt die tekom künftig als Praxisleitfaden „Deutsch für die Technische Kommunikation – Regeln und ihre Anwendungen“ heraus. (Inf. 01)

Was bietet der Praxisleitfaden? Wie unterstützt er Technische Redaktionen konkret bei der Umsetzung von Standardisierungsstrategien? Und was hat sich gegenüber der zweiten Auflage verändert? Diese Fragen möchte ich in diesem Artikel beantworten – und zugleich eine Empfehlung aussprechen: Die Neuauflage ist ein praxisnahes Nachschlagewerk, das in keiner Redaktion fehlen sollte.

Kurz durchgeblättert

Im Kern ist der Praxisleitfaden eine umfassende Regelsammlung zu allen sprachlichen und strukturellen Phänomenen, die für technischen Content relevant sind. Sie reicht von Vorgaben zu Überschriften und Textstruktur über Stilistik bis hin zu Regeln für Wortbildung und Terminologie. Die rund 170 Regeln sind thematisch geordnet, so dass sich der Leitfaden trotz seines Umfangs schnell und gezielt nutzen lässt (Abb. 01).

Abb. 01 Inhaltsverzeichnis, beispielhafter Auszug aus Kapitel 4 bis 10. Quelle tekom

Der Praxisleitfaden bietet ein Kompendium bewährter Regeln, die auf aktueller Normung und Praxiserfahrung in der Technischen Kommunikation basieren. Bevor der Eindruck entsteht, jede Technische Redaktion müsse alle Regeln befolgen: Entwarnung! Welche Regeln für Ihre Content-Strategie und Ihren Redaktionsleitfaden tatsächlich relevant sind, entscheiden Sie selbst. Der Praxisleitfaden gibt dafür die Grundlage zur Auswahl vor.

Hinter der Neuauflage stehen vier ausgewiesene Expertinnen und Experten der Branche mit Erfahrung aus produzierenden Unternehmen, Softwareherstellern und Beratungsfirmen (Inf. 02).

Engagierte tekom-Mitglieder
	Johannes Dreikorn, Berater, Konzepter und Trainer bei doctima Ich habe die große Freude, das Projekt Praxisleitfaden seit der ersten Auflage zu begleiten. Was mich dabei besonders begeistert: Die Regeln von vor 15 Jahren markieren auch heute noch den „Stand der Technik“. Und mit der zusätzlichen Regelungsebene der Topics lässt sich diese wertvolle Grundlage nahtlos in das Zeitalter der Digitalisierung übertragen.
	Nadja Koch, Übersetzungs- und Publikationsmanagerin bei Endress+Hauser SE+Co. KG Die Zuordnung der einzelnen Regeln zu so genannten Schreibstilen wie beispielsweise einfache Sprache oder übersetzungsgerecht Sprache halte ich für eine sehr hilfreiche Neuerung. Damit können Technische Redaktionen und auch Unternehmen klar steuern, welches Ziel ein Text verfolgt.
	Mareike von der Stück, Beraterin/Senior Consultant bei Schmeling + Consultants Die Neuauflage des Praxisleitfadens unterstützt Technische Redaktionen weiterhin dabei, Inhalte konsistenter und nutzungsfreundlicher zu gestalten, und begegnet dabei auch steigenden Anforderungen an die Content-Produktion. Besonders schätze ich die Regeln, die helfen, komplexe Strukturen verständlich aufzubereiten. Sie sind zwar nicht direkt anwendbar, sondern eine Anleitung zur Festlegung notwendiger, redaktionsindividueller Regeln, aber sie wirken sehr nachhaltig. Ein praxisnaher Leitfaden wie dieser bleibt unverzichtbar, um Qualität, Effizienz und digitale Wiederverwendbarkeit von Content zu stärken.
	Ursula Reuther, Leiterin Linguistics bei Congree Language Technologies Was ich als echten Mehrwert im Vergleich zur vorherigen Auflage betrachte, ist die Zuordnung der einzelnen Regeln zu verschiedenen Schreibstilen, wie zum Beispiel „Übersetzungsgerechtes Schreiben“ oder „Einfache Sprache“. Außerdem finde ich die Erwähnung von existierenden Normen in Bezug auf einzelne Regeln sehr hilfreich, gerade auch um den Aspekt der Standardisierung hervorzuheben – eine der Zielsetzungen des Praxisleitfadens

Inf. 02 Quelle Johannes Dreikorn

Wenn Sie zu den erfahrenen Nutzerinnen und Nutzern der bisherigen Leitlinie „Regelbasiertes Schreiben“ gehören: In Tabelle 01 können Sie nachsehen, was sich im neuen Praxisleitfaden geändert hat.

Tab. 01 Quelle Johannes Dreikorn

Die Extraportion Praxis

Neugestaltet und erweitert sind die so genannten Labels. Sie stehen am Ende jeder Regel und helfen Ihnen, auf einen Blick die Relevanz einer Regel für Ihr Standardisierungsziel einzuschätzen (Abb. 02).

Doch der Praxisleitfaden bietet mehr als nur Regeln. In Kapitel 3 enthält er einen eigenen Teil mit konkreten Hinweisen zur Einführung und Pflege standardisierter Sprach- und Schreibregeln. In dem Kapitel erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, wenn Sie regelbasiertes Schreiben neu einführen. Ein weiterer Anwendungsfall: Sie möchten bestehende Standards und deren Dokumentation, etwa im Redaktionsleitfaden, weiterentwickeln.

Besonders hilfreich sind auch die integrierte Zugangshilfe, das Glossar und der Index. Sie unterstützen dabei, den Praxisleitfaden gezielt im Arbeitsalltag einzusetzen. Das kann als Nachschlagewerk für Einzelfragen sein (zum Beispiel: Wie formulieren wir Handlungsaufforderungen?) ebenso wie als Begleiter bei größeren redaktionellen Entscheidungen (Arbeiten wir kapitel- oder topicorientiert?).

Abb. 02 Das neue Label zur Regel L 109. Quelle tekom

Konkret und lösungsoffen

Sehen wir uns eine Regel genauer an, und zwar ein „Geschwisterpaar“ aus zwei Regelalternativen. Das Regelbeispiel zeigt, worum es im Praxisleitfaden im Kern geht: nicht um starre Vorschriften, sondern um Orientierung mit Spielraum. Ziel ist es, bewährte Standards aufzuzeigen, ohne die redaktionelle Eigenverantwortung und Kreativität auszuschalten. Standardisierung soll Entscheidungen unterstützen, nicht ersetzen. Der Praxisleitfaden soll ein Sparringspartner sein, kein Oberlehrer.

Das „Geschwisterpaar“ betrifft den Regelungsbedarf, den wir bereits kurz gestreift haben: die Leseransprache in Handlungsaufforderungen. Dazu beschreibt der Praxisleitfaden zwei etablierte Ansätze. Als Technische Redakteurin oder Technischer Redakteur haben Sie die Aufgabe, diejenige Regelvariante auszuwählen, die am besten zu Ihren Inhalten und Zielgruppen passt.

Regel S 506 a beschreibt die Anredeform mit Personalpronomen nach dem Muster „Geben Sie das Kennwort ein“. Die „Geschwisterregel“ S 506 b stellt eine gleichwertige Alternative vor, die ohne direkte Anrede auskommt und den Infinitiv verwendet. Beide Varianten erläutert der Praxisleitfaden mit ihren Möglichkeiten und Grenzen. Er gibt Beispiele zur Veranschaulichung. Und wie bei allen Regeln finden Sie den Label-Kasten (Abb. 03).

Jede Regel im Praxisleitfaden folgt diesem systematischen Aufbau. Sie verbindet sprachliche Präzision mit redaktioneller Systematik und zeigt, wie sich normative Anforderungen und praxiserprobte Lösungen zu konsistentem Content verbinden lassen.

Abb. 03 Systematischer Aufbau von Regel S 506 a und S. 506 b zu Anweisungen. Quelle tekom

Warum nochmal?

Soweit zu den Inhalten und den Neuerungen im Praxisleitfaden „Deutsch für die Technische Kommunikation“. Gehen wir jetzt genauer auf die strategische Ebene ein. Warum lohnt sich für eine Technische Redaktion die Abstimmung der Schreibregeln auf die Empfehlungen aus dieser Regelsammlung?

Zu den klassischen Argumenten zugunsten von Standardisierung gehören Aspekte wie Kosteneinsparungen bei der Übersetzung, effizienterer Einsatz des Redaktionsteams, Erhöhung der Kundenzufriedenheit oder auch die Tatsache, dass nur durch eine konsequente Standardisierung die Anforderungen an eine rechtssichere Technische Dokumentation erreicht werden können. Das alles gilt weiterhin. Und wer in seiner Redaktion bislang ohne Standards arbeitet, sollte dies aus den genannten Gründen dringend ändern.

13 Jahre nach Erscheinen der Vorgängerpublikation hat sich aber eine zentrale Bedingung geändert. Orientierten sich damals die meisten Publikationen der Technischen Redaktion am Druck, liegt heute das Gewicht auf digitalen Formen. Mit digitaler Form ist aber nicht das PDF-Dokument im Format DIN A4 gemeint, sondern modulare, kontextsensitive Informationsangebote. Diese sind genau dort verfügbar, wo sie eine Nutzerin oder ein Nutzer benötigt: in der Bedienoberfläche, im Serviceprozess oder im Content-Delivery-Portal.

Besonders anschaulich wird dieser Wandel am digitalen Produktpass, einer der zentralen normativen Vorgaben, die unsere Zunft in den kommenden Jahren stark beschäftigen wird. Ab 2027 ist der Digitale Produktpass für viele Produktkategorien verpflichtend. Er fordert standardisierte, maschinenlesbare Produktdaten, die über den gesamten Lebenszyklus hinweg nachverfolgbar sind – von der Herstellung über die Nutzung bis zum Recycling. Technische Redaktionen müssen hierfür Inhalte in standardisierten Formaten bereitstellen, die mit Produktdaten, Nachhaltigkeitsinformationen und rechtlichen Angaben verknüpft werden können.

Topics als Schaltzentrum

Weil sich dadurch auch die Anforderungen an die Standardisierung ändern, haben wir mit Kapitel 4 das Thema Content-Organisation neu in den Praxisleitfaden aufgenommen. Echte Digitalisierung braucht die Content-Organisation als Topics.

Topics gliedern Inhalte in kleine, unabhängige Einheiten. Sie sind deutlich kompakter als klassische Kapitel und optimiert zur Wiederverwendung. Außerdem trennen sie konsequent Inhalt von Publikationsstruktur, so dass ein Topic flexibel verknüpft werden kann, ohne seinen Kontext zu „kennen“. Entscheidend ist jedoch seine Rolle als Träger präziser Klassifizierung: Jede Einheit erhält Metadaten, die ihren Typ, ihren Zweck und ihre Zielgruppe exakt beschreiben.

Diese Klassifizierung macht Topics maschinenlesbar und kombinierbar. Das sind die Voraussetzungen, dass Inhalte automatisch in verschiedenen Kanälen, Publikationsformen oder Informationsprodukten eingesetzt werden können. Die Umstellung erfordert klare Definitionen zu Topic-Typen (zum Beispiel Concept und Task), zu inhaltlicher und sprachlicher Geschlossenheit sowie zu pragmatischer Größe. Der Praxisleitfaden erläutert hierfür die sprachlichen Anforderungen, die eine topicorientierte Standardisierung ermöglichen.

Abbildung 04 fasst es nochmals kurz zusammen: Die Grundlage dafür, dass Ihr Content in digitalen Informationsprozessen sauber funktioniert, ist die „klassische Standardisierung“. Dafür stellen Ihnen Kapitel 5 bis 10 des Praxisleitfadens ein umfangreiches Regelinventar bereit. In Abbildung 04 bildet die Standardisierung entsprechend Ebene 1. Ebene 2 im Reifegradmodell fokussiert die Modularisierung von Content in Form von frei verwendbaren Topics – entsprechend Kapitel 4 des Praxisleitfadens. Schließlich baut die Klassifizierung von Content mit Ebene 3 auf dem bis dahin erreichten Standardisierungsgrad auf. Aus schlimmstenfalls unstandardisiertem Content wird intelligenter Content. Und um noch einmal den Digitalen Produktpass ins Spiel zu bringen: Er rangiert im Schaubild auf Ebene 5. Das ist „weit“ nach dem Regelungsbereich, den der Praxisleitfaden abdeckt. Für den er aber die unverzichtbaren Grundlagen liefert.

Diesen Weg zu gehen, empfiehlt sich wie gesagt allen Technischen Redaktionen, die für digitale Informationsprozesse arbeiten. Der Praxisleitfaden liefert mit Blick auf den redaktionellen Regelungsbedarf die Grundlagen dafür, dass dieser Weg zum Ziel führt.

Abb. 04 Vereinfachte Form eines Reifegradmodells. Quelle doctima

Standardisierung mit Mehrwert

Digitalisierung kann schwindelig machen. Doch Standardisierung nach dem Praxisleitfaden lohnt sich immer. Das bestätigen drei Beispiele aus meiner Beratungspraxis, in denen die Standardisierung Mehrwerte geschaffen hat.

Beispiel 1, Sondermaschinenbau: Millionenschwere Anlagen erfordern eine Technische Dokumentation, die mehrere Tausend Seiten umfassen kann. Vor der Standardisierung lagen Übersetzungskosten pro Maschine und Fremdsprache im vier- bis fünfstelligen Bereich. Heute reicht oft die Grundpauschale der Übersetzungsagentur. Grundlage: einheitliche Gliederung, Satzstruktur und Terminologie – ganz im Sinne des Praxisleitfadens.

Beispiel 2, Software-Onlinehilfe: Das Original liefert „Entwicklerprosa“ in Fließtext. Beschreibende und anleitende Informationen purzeln munter durcheinander, Kunden und Hotline sind verärgert. Selbst die Technische Redaktion versteht ihren eigenen Content nicht. Der Topic-Ansatz gibt der Redaktion ein schlankes Modell an die Hand, von dem aus sich die weiteren Standards fast von selbst erklären. Ein Anwendungsfall für Topics, der ohne Prozesse auskommt, die vollständig digital sind.

Beispiel 3, KI-Chatbot: Ein Unternehmen möchte den Content seiner Nutzungsinformationen als Datengrundlage für einen KI-basierten Chatbot einsetzen. Dafür nutzen wir die komplette Bandbreite des Praxisleitfadens. Bereits standardisierter Content wird nochmals überarbeitet. Jede Formulierung, besonders die Terminologie müssen präzise sitzen. Der Content wird topicorientiert im Redaktionssystem restrukturiert, in einem hybriden Prozess mit Technischer Redaktion und künstlicher Intelligenz. Abschließend erfolgt die detaillierte Klassifizierung. Auch wenn der Praxisleitfaden keine Regeln zur Klassifizierung formuliert – die bestehenden Regeln bilden die Grundlage dafür, dass Klassifizierung überhaupt möglich ist.

Das ist kein Redaktionsleitfaden

Dieser Artikel hat Ihnen hoffentlich Lust auf den neuen Praxisleitfaden gemacht. Eines muss ich aber noch loswerden: Der Praxisleitfaden ist eine Regelsammlung – aber kein Redaktionsleitfaden. Wenn Sie Ihre bisherige Standardisierung auf ein neues Level heben wollen oder den ersten Redaktionsleitfaden für Ihr Team erstellen, verwenden Sie den Praxisleitfaden nicht einfach als Kopiervorlage. Ein Redaktionsleitfaden ist mehr als die Summe fachlich korrekter Regeln. Er übersetzt die Qualitätsziele für Ihre Informationswelt in unternehmensspezifische Regeln. Er berücksichtigt Ihre Arbeitsprozesse und die Bedürfnisse Ihres Redaktionsteams. Der Praxisleitfaden ist dabei ein geeigneter Sparringspartner und eine Inspiration rund um alle Herausforderungen der Content-Standardisierung. Er kann der Anfang Ihres Standardisierungsprozesses sein, aber nicht das Endprodukt.

Damit ein Redaktionsleitfaden funktioniert, empfehle ich Ihnen noch einmal Kapitel 3 des Praxisleitfadens. Die Erfahrung zeigt: Solche Prozesse sind komplex und lohnen sich umso mehr, je bewusster Sie sie gestalten. Besonders bei der unternehmensspezifischen Anpassung und Implementierung helfen Ihnen externe Moderation und Standardisierungsexpertise, Fallstricke zu vermeiden und effizient voranzukommen.

Zusätzliche Informationen

Webinar „Redaktionsleitfaden neu denken“ (kostenfrei): https://www.doctima.de/webinar-redaktionsleitfaeden-neu-denken/  
Whitepaper „So schaffen Sie die Digitalisierung Schritt für Schritt“: www.doctima.de/whitepaper-digitalisierung-technische-redaktion/