Thema dieses Artikels ist das Erstellen und Nutzen von Verzeichnissen in Adobe InDesign 2024, zum Beispiel als Inhaltsverzeichnis oder Index. Wenn mir Anleitungen von Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, sei es als Datengrundlage oder zum Überarbeiten, sind mir schon Anleitungen begegnet, bei denen das Inhaltsverzeichnis manuell erstellt wurde. Das zeigt sich etwa daran, dass die Zuordnung von Kapiteln und Seitennummern inkorrekt ist oder die Kapitel in PDFs keine klickbaren Hyperlinks aufweisen.
Flexible Funktionsweise
Verzeichnisse sind in InDesign an Absatzformate gebunden. Das heißt, grundsätzlich können Sie jedes zugewiesene Format benutzen und zu allen verwendeten Textstellen ein automatisches Verzeichnis generieren lassen. In den meisten Fällen reicht es, sich auf Überschriften und Beschriftungen zu beschränken, etwa von Abbildungen oder Tabellen.
Absatzformatvorlage als Basis
Um ein Verzeichnis anzulegen, müssen Sie zunächst passende Absatzformatvorlagen anlegen. Legen Sie für jede Überschriftenebene ein eigenes Format an, außerdem für Abbildungsbeschriftungen sowie Tabellenbeschriftungen. Weisen Sie diese korrekt allen entsprechenden Absätzen im Textrahmen zu. Sie können zusätzlich Formate anlegen, die für die Einträge der Verzeichnisse gelten. Das ist nicht zwingend erforderlich, verbessert jedoch die optische Wirkung deutlich.
Zugriff auf die Verzeichnisse erhalten Sie, indem Sie in der Menüleiste „Layout“ die „Inhaltsverzeichnisformate …“ auswählen (Abb. 01). Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, über das Sie bestehende Inhaltsverzeichnisse bearbeiten oder neue anlegen können mit „Bearbeiten …“ und „Neu …“.
Abb. 01 (l.) Inhaltsverzeichnisformate aufrufen. Quelle Anna Lehmann; Adobe
Abb. 02 Fenster für Inhaltsverzeichnisformate. Quelle Anna Lehmann; Adobe
Inhaltsverzeichnis konfigurieren
Im Pop-up-Fenster „Inhaltsverzeichnis bearbeiten“ können Sie rechts unter „Formate im Inhaltsverzeichnis“ die gewünschten Absatzformate auswählen (Abb. 02). Fügen Sie diese mit „<< Hinzufügen“ zur Liste der verwendeten Absatzformate hinzu oder entfernen Sie solche mit „Entfernen >>“.
Abb. 03 (l.) Fenster für Index öffnen. Quelle Anna Lehmann; Adobe
Abb. 04 (M.) Ein neuer Indexeintrag. Quelle Anna Lehmann; Adobe
Abb. 05 Im Fenster „Neuer Querverweis“ wird ein Eintrag für den Index angelegt. Quelle Anna Lehmann; Adobe
Unter „Format:“ und „Ebene“ legen Sie fest, welche Gliederungsebene im Verzeichnis das entsprechende Absatzformat haben soll. Darüber hinaus stehen weitere Formatierungsoptionen zur Verfügung. Sie können dem Titel ein Absatzformat zuweisen, das im besten Fall nicht zu den verwendeten Überschriftenformaten gehört, damit diese nicht im Inhaltsverzeichnis mitgelistet werden.
Unter „Format:“ bei „Eintragsformat“ können Sie auch für die Gliederungsebene der Einträge je ein entsprechendes Format definieren. Allerdings empfiehlt es sich, nur eines für alle Einträge zu nutzen. Wichtig ist auch, dass unter „Optionen“ die Checkbox „PDF Lesezeichen erstellen“ aktiviert ist, wenn Sie vorhaben, aus dem Dokument ein PDF zu erzeugen. Das vereinfacht die Navigation für den Leser.
Verzeichnis im Dokument einfügen
Wenn alle Einstellungen im Verzeichnisformat vorgenommen sind, klicken Sie auf „OK“. Wenn Sie das Verzeichnis im Dokument anlegen wollen, wählen Sie die Seite, auf der das Verzeichnis stehen soll. Da Inhaltsverzeichnisse nicht mit anderen Textrahmen verknüpft werden können, löschen Sie ggf. einen vorhandenen Textrahmen auf der Seite. Wählen Sie das Verzeichnisformat auf der Liste im Fenster „Inhaltsverzeichnisformate“ aus und klicken Sie auf „OK“. Sie können das Verzeichnis nun platzieren.
Das Verzeichnisformat können Sie anschließend beliebig anpassen, wenn Änderungen nötig sind. Klicken Sie einfach in das Inhaltsverzeichnis und wählen Sie in der Menüleiste „Layout“ den Punkt „Inhaltsverzeichnis …“. So gelangen Sie direkt zum Pop-up-Fenster „Inhaltsverzeichnis bearbeiten“.
Wenn Sie in Ihrem Dokument etwa neue Überschriften hinzugefügt haben und Sie das Verzeichnis aktualisieren wollen, klicken Sie in das Verzeichnis. Dann wählen Sie in der Menüleiste „Layout“ und anschließend den Punkt „Inhaltsverzeichnis aktualisieren“. Denken Sie bei der Fertigstellung Ihrer Technischen Dokumentation daran, alle vorhandenen und vorbereiteten Verzeichnisse zu aktualisieren, da InDesign das nicht automatisch erledigt.
Weitere Verzeichnisse integrieren
Standardmäßig ist es in InDesign nicht vorgesehen, die Überschriften von anderen Verzeichnissen im Inhaltsverzeichnis anzuzeigen – selbst, wenn Sie das passende Absatzformat für die anderen Verzeichnisse gewählt haben. Um etwa Abbildungs- oder Tabellenverzeichnisse in das Inhaltsverzeichnis zu bekommen, müssen Sie im Zweifelsfall tricksen.
Um andere Verzeichnisse im Inhaltsverzeichnis anzuzeigen, benötigen Sie drei Dinge: Absatzformate, Ebenen und Querverweise. Sie erstellen ein Absatzformat, nennen wir es „IHV-Versteckt“, auf das die Querverweise zugreifen können. Erstellen Sie eine neue Ebene und bleiben Sie auf dieser. Dann erstellen Sie einen Textrahmen und weisen diesem „IHV-Versteckt“ zu. Fügen Sie nun in das Textfeld einen Querverweis auf den Titel des jeweiligen Verzeichnisses ein. Platzieren Sie den Textrahmen nahe des eigentlichen Verzeichnistitels.
Gehen Sie mit dem Cursor in das Inhaltsverzeichnis und dann in das Pop-up-Fenster „Inhaltsverzeichnis bearbeiten“. Fügen Sie dort „IHV-Versteckt“ den verwendeten Absatzformaten hinzu und aktivieren Sie die Checkbox „Text auf ausgebl. Ebenen einschließen“. Blenden Sie die neue Ebene aus und aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis. Die Verzeichnisse sollten nun im Inhaltsverzeichnis gelistet sein.
Index anlegen
Ähnlich wie in Microsoft Word wird der Index oder das Stichwortverzeichnis in das Dokument eingefügt. Öffnen Sie das Index-Fenster, indem Sie in der Menüleiste „Fenster“ auf „Schrift und Tabellen“ gehen und dort „Index“ anklicken (Abb. 03).
Um Indexeinträge zu erstellen, müssen Sie Indexmarker anbringen. Markieren Sie ein Stichwort, das Sie im Text geschrieben haben, oder platzieren Sie den Cursor an der zu indizierenden Stelle im Textrahmen. Klicken Sie im Index-Fenster auf das Plus-Symbol (Abb. 04).
Das Pop-up-Fenster „Neuer Querverweis“ öffnet sich. „Querverweis“ hat hierbei nichts mit einem Querverweis zu tun, die Funktion ist nur unglücklich benannt (Abb. 05). Hier können Sie einen Indexeintrag definieren. Dafür stehen Ihnen theoretisch vier Gliederungsebenen zur Verfügung. Versuchen Sie, möglichst mit drei Ebenen auszukommen, da zu große Komplexität den Leser verwirren kann. Der Index sortiert den Eintrag automatisch unter den korrekten Anfangsbuchstaben.
Wenn Sie alle Einträge angelegt haben, gehen Sie an die Stelle im Dokument, an der Sie den Index einfügen möchten (Abb. 06). Klicken Sie im Indexfenster auf das „Index generieren“-Symbol (Abb. 07).
Abb. 06 Funktion zum Einfügen des Indexes. Quelle Anna Lehmann; Adobe
Abb. 07 Einstellungen zum Generieren des Indexes. Quelle Anna Lehmann; Adobe
Geben Sie ggf. einen aussagekräftigen Titel ein und wählen Sie ein aussagekräftiges Format, wobei es sich empfiehlt, beim Format zu bleiben, das Sie auch für die anderen Verzeichnistitel benutzen. Wenn Sie eine verschachtelte Darstellung des Indexes nicht wünschen, wählen Sie im Ausklappmenü anstatt „Verschachtelt“ die Option „In einem Absatz“ aus. Wenn nötig, legen Sie passende Formate für die verschiedenen Indexstufen fest oder wählen Eintragstrennzeichen aus. Klicken Sie dann auf „OK“.
Platzieren Sie den Index im Dokument. Sie können immer noch weitere Indexeinträge hinzufügen. Um den Index zu aktualisieren, klicken Sie den Rahmen des Indexes an und generieren Sie den Index erneut.
Besonderheiten von Büchern
Sollen Verzeichnisse in einem Buch korrekt angezeigt werden, sind die Absatzformate sehr wichtig. Alle Dokumente, die Sie in einem Buch zusammenfassen und auf die Ihre Verzeichnisse referenzieren sollen, müssen exakt die gleichen Absatzformate verwenden.
Zusätzlich müssen Sie für jedes Verzeichnisformat eines Buches im Fenster „Inhaltsverzeichnisformat bearbeiten“ die Checkbox „Buchdokumente einschließen“ aktivieren (Abb. 08). Sie können diese Option allerdings nur anwählen, wenn das Buch geöffnet ist und das Dokument mit dem Verzeichnis dem Buch hinzugefügt wurde.
Abb. 08 Buchdokumente einschließen. Quelle Anna Lehmann; Adobe
Automatisieren statt Handarbeit
Wenn Sie sich mit Verzeichnissen beschäftigen, werden Sie schnell sehen, warum es besser ist, diese über Absatzformate automatisch erstellen zu lassen. Der manuelle Weg ist demgegenüber fehleranfällig und aufwendig. Es erfordert von Ihnen natürlich, dass Sie sich genau an das Verwenden von Absatzformaten halten – davon profitiert aber Ihre Technische Dokumentation auch an anderen Stellen.
