EU regelt digitale Nutzerinformationen

Mit diesem Vorhaben, das in diesem Artikel vorgestellt wird, können sich diejenigen bestätigt fühlen, die trotz nicht vollständig klarer Regelungen meinen, das EU-Produktsicherheitsrecht verlange die Beifügung der Nutzerinformationen in gedruckter Form. Ansonsten ließe sich nicht erklären, warum die EU nun explizite Regelungen über die Zulässigkeit digitaler Nutzerinformationen trifft. Die Signale sind jedenfalls gestellt und erlauben nun die freie Fahrt und damit den Übergang in das Zeitalter der digitalen Nutzerinformationen.

Vorreiter ist die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Deren Regelungen werden weitgehend deckungsgleich in alle anderen EU-Regelungen (Verordnungen wie auch Richtlinien) übertragen. Die EU nutzt dabei ein Omnibus-Legislativverfahren: In zwei zentralen Rechtsakten werden mehrere andere Rechtsakte abgeändert.

Besonderheit des Verfahrens

Die EU hat das Omnibus-Verfahren in den letzten Jahren mehrfach eingesetzt. Der Ansatz ist: Wenn der Regelungsbedarf in verschiedenen Rechtsakten besteht, inhaltlich aber nahezu identisch ist, dann ist es sinnvoll, alle Änderungen in einem übergreifenden Rechtsakt zusammenzufassen und sich so eine Vielzahl von Gesetzgebungsverfahren zu ersparen. Es liegt nahe, dass an dieser Stelle die Europäische Kommission aus den Erfahrungen mit dem New Legislative Framework (NLF, gültig seit 1. Januar 2010) gelernt hat. Damals war versucht worden, insgesamt elf Richtlinien zeitgleich in eine neue Form zu bringen und zu vereinheitlichen. Der zeitliche Ablauf hat sich deutlich verzögert, weil in die jeweiligen Gesetzgebungsverfahren unterschiedliche Interessengruppen eingebunden wurden und sich so die Beratungen entsprechend lange hinzogen. Um Verzögerungen zu vermeiden und das Gesetzgebungsverfahren insgesamt zügiger und effizienter zu machen, wurde der Weg des Omnibus-Verfahrens gewählt. Angesichts einer begrenzten Themenstellung und der Änderung der jeweiligen Rechtsakte nur in einem kleinen Bereich erscheint dieses Vorgehen vertretbar, wenn nicht sogar empfehlenswert.

Inhalte des Pakets

Das Gesetzgebungspaket von Omnibus besteht aus zwei Teilen: Zum einen aus der Richtlinie COM(2025) 503 und zum anderen aus der Verordnung COM(2025) 504. Dies hat den Hintergrund, dass eine Verordnung nur durch eine EU-Verordnung geändert werden kann, eine Richtlinie nur durch eine EU-Richtlinie. Da im Produktsicherheitsrecht eine „Mischung“ beider Rechtsetzungsinstrumente besteht, war es erforderlich, das Paket zu schnüren.

Die Richtlinie ändert eine Vielzahl zentraler Rechtsakte des EU-Produktsicherheitsrechts wie die ATEX-Richtlinie, die Niederspannungsrichtlinie oder die EMV-Richtlinie. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Richtlinien:

• 2000/14/EC
• 2011/65/EU
• 2013/53/EU
• 2014/29/EU
• 2014/30/EU
• 2014/31/EU
• 2014/32/EU
• 2014/33/EU
• 2014/34/EU
• 2014/35/EU
• 2014/53/EU
• 2014/68/EU
• 2014/90/EU

Die Verordnung wiederum betrifft:

• (EU) 765/2008
• (EU) 2016/424
• (EU) 2016/425
• (EU) 2016/426
• (EU) 2023/1230
• (EU) 2023/1542
• (EU) 2024/1781

Zu beiden Rechtsetzungsakten gibt es jeweils Anhänge, die sich auf die Anhänge der zu ändernden Vorschriften beziehen und dort – sehr kleinteilig – Änderungen vornehmen.

Das Gesetzgebungsverfahren zur Verabschiedung des Pakets läuft derzeit (Stand 18. März 2026).

Aktuell haben der Rat der Europäischen Union und das Europäische Parlament Mandate erteilt, um mit der Europäischen Kommission den sogenannten Trilog zu beginnen. Dabei handelt es sich um eine Absprache vorab. Sie betrifft die Beratungen im Rat und im Parlament für das Gesetzgebungsverfahren. Ziel ist es, möglichst alle Diskussionspunkte abzuklären und zu einer Einigung zu führen, so dass die jeweilige Beratung in den Gremien nur eine Formsache darstellt.

Dieser Ansatz hat bei der Verabschiedung der Maschinenverordnung funktioniert und das Gesetzgebungsverfahren tatsächlich effizient verkürzt. Es ist zu erwarten, dass noch in diesem Jahr die Verabschiedung des Gesetzgebungspakets erfolgt; Übergangsszenarien sind bisher nicht vorgesehen. Dies wäre insofern passend, da die Maschinenverordnung am 20. Januar 2027 in Kraft tritt. Im Idealfall erfolgt die Einführung der digitalen Nutzerinformationen in der Maschinenverordnung zeitgleich mit einer flächendeckenden Einführung der digitalen Nutzerinformationen.

Vorreiter: Maschinenverordnung

Die Maschinenverordnung spielt beim anstehenden Omnibus-Paket eine besondere Rolle. Die Regelungen sind nämlich mehr oder weniger aus der Maschinenverordnung kopiert und um technische Einzelheiten ergänzt worden – bedingt durch den jeweiligen Regelungsansatz der Richtlinie oder Verordnung.

Dieser Umstand ist insofern von Bedeutung, als es zur Maschinenverordnung ein Guidance Document geben soll. Es erläutert die jeweiligen Regelungen der Maschinenverordnung. Dazu gehören auch die Regelungen zu digitalen Nutzerinformationen.

Die tekom ist in diesen Prozess eingebunden. Der Berufs- und Fachverband möchte dazu beitragen, in den Guidance Documents in Zweifelsfällen der digitalen Nutzerinformationen für die erforderliche Klarheit zu sorgen. Allerdings gilt auch hier wie im Gesetzgebungsverfahren auf der EU-Ebene: Beteiligt sind eine Fülle unterschiedlicher Interessenvertreter, die die Vorstellungen der jeweiligen Mitgliedstaaten über die Sicherheit von Produkten und die Rolle einer digitalen Nutzerinformation weitergeben. Eine Position muss sich daher immer durchsetzen. Daher ist derzeit nicht absehbar, inwiefern die tekom ihre Vorstellungen durchsetzen kann.

Aus dem Guidance Document für die Maschinenverordnung lässt sich aufgrund der Gleichheit der Regelungen einiges entnehmen, um die Regelungen des Omnibus-Pakets auszulegen.

Überblick zu den Regelungen

Die EU hat die Gelegenheit genutzt, über digitale Nutzerinfosrmationen hinaus die Digitalisierung weiter voranzutreiben und zusätzliche Aspekte zu regeln. Wie gesagt, sind die einzelnen Vorschriften überwiegend deckungsgleich, unterscheiden sich aber in technischen Details. Dies gilt beispielsweise für die Funkanlagenrichtlinie, in der die Angabe der Funkfrequenzen ausdrücklich von der Möglichkeit der digitalen Bereitstellung ausgenommen ist. Es lohnt sich der Blick ins Detail.

Elektronische Konformität

Einige der Vorschriften wie die ATEX-Richtlinie sehen vor, dass die Konformitätserklärung das Produkt begleitet. Dies ändert sich, wenn die EU-Konformitätserklärung in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden darf. Ein Hersteller wird lediglich dazu verpflichtet, eine Internetadresse oder einen maschinenlesbaren Code (QR-Code) bereitzustellen, damit die elektronische EU-Konformitätserklärung auffindbar ist.

Auf diese Weise wird die Verwaltung der EU-Konformitätserklärung deutlich erleichtert. Allerdings wird dieser Schritt zu weitaus größerer Transparenz und höherem Klärungsbedarf führen: Fehler in der Konformitätserklärung, beispielsweise durch eine falsche Bezugnahme auf Normen mit Konformitätsvermutung (etwa durch Heranziehen einer außer Kraft gesetzten Norm) fallen künftig eher auf, als es bei einer gedruckten Fassung der Fall ist.

Die Konformitätserklärung in elektronischer Form läuft auf die Thematik des digitalen Produktpasses hinaus. Er soll in elektronischer Form eine vollständige Auskunft über die Beschaffenheit des Produktes geben und stellt eine digitale Nutzerinformation 2.0 dar.

Digitale Kommunikation

Die digitale Kommunikation hält Einzug in die Kommunikation mit den Marktüberwachungsbehörden. Vorgesehen ist die elektronische Form mit den jeweils zuständigen nationalen Marktüberwachungsbehörden. Elektronische Form bedeutet, dass alle erforderlichen Informationen auf diesem Weg übermittelt werden. Unternehmen sind gut beraten, zu überprüfen, welche Informationen digital bereitstehen sollten, zum Beispiel technische Unterlagen einschließlich der Risikoanalyse.

Ein wichtiger Punkt: Die von den Marktüberwachungsbehörden angeforderten Details sind in einer Sprache zu formulieren, die für die Behörden verständlich ist. Es wäre ein Irrtum, die EU würde voraussetzen, bei der verständlichen Sprache handele es sich um das international gebräuchliche Englisch. Wahrscheinlich ist damit gemeint, Informationen in der jeweiligen Landessprache zur Verfügung zu stellen. Es gilt aber abzuwarten, was die Kommission genau dazu sagt.

Mit der digitalen Kommunikation ist zudem die Verpflichtung verbunden, einen Ansprechpartner für die digitale Kontaktaufnahme zum jeweiligen Marktteilnehmer zu benennen. Ein „digitaler Gesprächskanal“ ist erforderlich. Entscheidend ist, dass über diesen Kanal keine unkontrollierte Kommunikation passiert. Problematisch wäre, wenn nicht autorisierte Personen sensible Informationen an die Marktüberwachungsbehörden geben würden.

Die digitale Anleitung

Ein zentraler Bestandteil des Omnibus-Pakets ist die Einführung digitaler Nutzerinformationen. Allerdings zeigt sich durch das Omnibus-Paket: Künftig besteht eine Zweiklassengesellschaft. Digitale Nutzerinformationen sind für einen privaten Nutzer (B2C) nur in einem eingeschränkten Umfang möglich. So ist vorgesehen, die „safety information“ in jedem Fall in Papierform bereitzustellen. Allerdings präzisiert der Gesetzgeber an dieser Stelle nicht, was unter „safety information“ zu verstehen ist. Eines lässt sich bereits festhalten: Widersinnig wäre es, die Sicherheitshinweise isoliert aus der Anleitung herauszuziehen und dann in gedruckter Form zu liefern. Damit werden diese Informationen aus ihrem Zusammenhang gerissen und sind voraussichtlich unverständlich, weil der nötige Kontext fehlt.

Der einfachste Weg liegt darin, die „safety information“ mit Nutzerinformationen gleichzusetzen. In jedem Fall ist sorgfältig zu prüfen, ob es sinnvoll ist, die „safety information“ aus der Menge an Nutzerinformationen herauszunehmen. Häufig wird hier der Aufwand nicht im Verhältnis zum Nutzen betrachtet.

Die Regelung von digitalen Nutzerinformationen für private Nutzer entspricht einer klaren politischen Linie, auf die sich die EU-Mitgliedstaaten verständigt haben. Für einige Mitgliedstaaten (zum Beispiel Frankreich und Dänemark) lässt sich eine digitale Nutzerinformation nicht mit dem Verbraucherschutz vereinbaren. Die digitale Nutzerinformation wird als kritisch bewertet, weil vom Nutzer ein über den Erwerb des Produktes hinausgehender Schritt gefordert wird, nämlich sich die Nutzerinformationen online zu beschaffen. Dieser Schritt könnte Verbraucher davon abhalten, sich die Nutzerinformationen zu beschaffen. Doch diese Argumentation lässt sich kritisch hinterfragen. Letztlich ist diese Regelung eine Tatsache und daher als Entscheidung zu akzeptieren.

Voraussetzungen für Digitales

Nach dieser grundsätzlichen Weichenstellung wie zwischen B2C oder B2B kann die digitale Bereitstellung der Nutzerinformationen nur bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen erfolgen. Dem Nutzer muss zunächst klar und eindeutig kommuniziert werden, wie er Zugang zur digitalen Nutzer­information erhält. Dazu gehört auch, die Möglichkeit darzustellen, wie der Nutzer die digitale Nutzerinformation als gedruckte Fassung erhalten kann. Die Bereitstellung muss in einem Format erfolgen, das es dem Nutzer ermöglicht, die Nutzerinformationen auszudrucken und auf einem Endgerät elektronisch zu speichern. Ziel ist es, sicherzustellen, dass der Nutzer jederzeit Zugriff auf diese Informationen hat.

Eine weitere Forderung ist, die Nutzerinformationen für die voraussichtliche Lebensdauer des Produktes sicherzustellen, mindestens für zehn Jahre. Diese Forderung kann bei Produkten aus dem Investitionsgüterbereich zur Herausforderung werden.

Weiterhin wurde in das Omnibus-Paket die Forderung übernommen, dass der Nutzer eine gedruckte Fassung der Nutzerinformationen erhält, wenn er dies beim Kauf wünscht. Das Bereitstellen der gedruckten Nutzerinformation soll innerhalb von sechs Monaten erfolgen. In der Praxis macht diese Forderung Probleme, da der Nutzer nicht automatisch auch Käufer des Produktes ist. Zudem kann es schwierig sein, bereits im Zeitraum von bis zu sechs Monaten nach dem Verkauf die Nutzerinformationen bereitzustellen, weil diese erst geraume Zeit später erstellt werden können. Das ist zum Beispiel bei einer Anlage für den ATEX-Bereich der Fall. Informationen über das Produkt sind erst spät verfügbar, weil zwischen dem Vertragsschluss und der Auslieferung noch ein längerer Zeitraum der Produktkonstruktion liegt. Dieser Punkt wird beim Erstellen der „Guidance Documents“ zur Maschinenverordnung voraussichtlich intensiv diskutiert werden. Sicherlich hat diese Diskussion Auswirkungen auf die vorliegende Anforderung.

Der Digitale Produktpass

Im Omnibus-Paket spiegelt sich der Digitale Produktpass wider. Er gilt als favorisierte Lösung, insbesondere aufseiten der Marktüberwacher, um die maximale Transparenz über Produkte zu etablieren. Viele Details des Digitalen Produktpasses, insbesondere in Bezug auf die technische Umsetzung, sind noch nicht abschließend geklärt. Gerade mit dem Omnibus-Paket deutet es sich an, dass sich der Digitale Produktpass auf breiter Front durchsetzen wird.

Sehen einschlägige Vorschriften, etwa aus dem Bereich des Ökodesigns, die Erstellung eines Digitalen Produktpasses vor, sollen die digitalen Nutzerinformationen über diesen Produktpass bereitgestellt werden. Gleiches gilt für alle anderen Informationen, die mit dem Produkt bereitzustellen sind, insbesondere für die EU-Konformitätserklärung. Eine sinnvolle Regelung, die ein Auseinanderfallen verschiedener Informationen verhindert. Fazit: An einer zentralen Stelle sollen für alle Marktbeteiligten die Informationen über das Produkt bereitstehen.

Die technische Spezifikation

Das Omnibus-Paket führt dazu, die technischen Standards zu überarbeiten. Wenn etwa die DIN EN 62841-1 vorschreibt, dass die Nutzerinformation in gedruckter Form vorzuliegen hat (8.14), dann gilt es, diese Vorgabe zu überarbeiten. Wir können erwarten, dass sich die Normenwelt an vielen Stellen verändert. Angesichts weiterer anstehender Aufgaben, etwa der Implementierung von Regelungen zur Cybersicherheit, ist zu erwarten, dass die Normungsgremien in nächster Zeit mit einer Vielzahl von Änderungen konfrontiert werden. Es ist möglich, dass dies zu einem Stau bei der Normungsarbeit führen kann.

Es ist folgerichtig, wenn das Omnibus-Paket auch die sogenannten technischen Spezifikationen enthält. Diese finden sich bereits vereinzelt in Verordnungen bzw. Richtlinien. Dabei handelt es sich um technische Vorschriften, die nicht im Normgebungsverfahren entstehen und auf andere Weise zustande kommen. Ist die Kommission der Ansicht, dass die Vorschriften der Konkretisierung der in den EU-Produktvorschriften definierten Anforderungen dienen, kann sie diese in einem Verfahren veröffentlichen, das der Entstehung von Normen und der Konformitätsvermutung vergleichbar ist. Im Prinzip kann sie ihnen damit einen gleichwertigen Rang einräumen. Zu erwarten ist, dass die Kommission von dieser Möglichkeit erheblichen Gebrauch machen wird.

Besser jetzt einsteigen?

Eine tiefgreifende Veränderung wie die Einführung der digitalen Anleitung verleitet zur Euphorie. Diese lässt sich angesichts des jahrzehntelangen Stillstands sicherlich bis zu einem gewissen Grad nachvollziehen. Dennoch ist zu beachten, dass die Einführung der digitalen Anleitung gut überlegt und sorgfältig geplant sein muss. Viele technische Details, wie die Bereitstellung der Informationen für die voraussichtliche Lebensdauer des Produktes, sind zu meistern. Eine „spontane“ Umstellung ist nicht sinnvoll. Ansonsten besteht die Gefahr, am Ende nicht rechtskonform zu handeln. Die Umorganisation erfordert einen zusätzlichen Aufwand, insbesondere bei den Arbeitskräften.

Abschließend der Hinweis: Eine Verpflichtung, digitale Nutzerinformationen zur Verfügung zu stellen, besteht auch nach dem Omnibus-Paket nicht. Die gedruckte Anleitung ist weiterhin möglich.

Erste Erfahrungen aus Projekten zur digitalen Nutzerinformation aufgrund der Entscheidung, bereits jetzt digitale Anleitungen nach der Maschinenverordnung zuzulassen, zeigen ein einheitliches Bild. Einige Unternehmen scheuen aktuell den Aufwand und setzen weiterhin auf gedruckte Nutzerinformationen. Doch diese Entscheidung wird voraussichtlich nur vorübergehend gelten.

Vielmehr dürfte es eine erhebliche Rolle spielen, wie schnell und in welchem Umfang der Digitale Produktpass eingeführt wird. Ist für einen Produktbereich die Entscheidung gefallen, dann müssen die digitale Nutzerinformationen zwangsläufig eingeführt werden. Die Einführung des Produktpasses wiederum hängt jedoch noch von der Klärung wichtiger Einzelheiten ab.

Es bleibt eine dynamische Zeit für die Technische Kommunikation. Unbestritten dürfte jedenfalls sein, dass sich mit der Einführung der digitalen Anleitung auch viele neue Perspektiven für die Technischen Redakteurinnen und Redakteure ergeben.